Verplicht UBD 2025 indienen vóór 31 januari 2026

Als je inhoudingsplichtige bent en ook betalingen doet aan natuurlijke personen die geen werknemer van je zijn, moet je waarschijnlijk uiterlijk 31 januari 2026 een opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD) over 2025 indienen.

Opgaaf UBD 2025

De verplichting om een opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD) te doen bestaat al een paar jaar. De verplichting geldt voor inhoudingsplichtigen (dat zijn alle (rechts)personen met een loonheffingennummer) en bepaalde collectieve beheersorganisaties als zij bedragen betalen aan natuurlijke personen. Vroeger konden zij wachten op een uitnodiging van de Belastingdienst, maar sinds een paar jaar zijn zij verplicht om de opgaaf UBD uit eigen beweging doen.

Let op!

Heb je geen werknemers meer in dienst, maar nog wel een loonheffingennummer? Dan ben je ook verplicht om de opgaaf UBD te doen.

Wanneer niet?

Moet je dan elke betaling die je in 2025 doet aan een natuurlijke persoon doorgeven? Nee dat hoeft niet. De verplichting geldt alleen als je een betaling doet voor door de natuurlijke persoon verrichte werkzaamheden en/of diensten. Verder zijn uitgezonderd:

Betalingen die je doet aan een natuurlijke persoon die werknemer is bij jou.
Betalingen die je doet aan een natuurlijke persoon die onder de zogenaamde vrijwilligersregeling valt (dat wil onder meer zeggen dat de betaling maximaal € 210 per maand en € 2.100 per jaar bedraagt in 2025).
Betalingen die je doet aan een natuurlijke persoon die voor zijn werkzaamheden een factuur met btw aan jou uitreikt.

Let op!

Een ondernemer die een natuurlijke persoon is en gebruikmaakt van een btw-vrijstelling, de KOR of een btw-verleggingsregeling, stuurt geen factuur met btw naar jou. Ook betalingen aan deze ondernemers moet je daarom opnemen in jouw opgaaf UBD.

Welke gegevens?

In de opgaaf UBD neem je op:

naam, adres, bsn en geboortedatum van de natuurlijke persoon,
de in 2025 betaalde bedragen (zowel in geld als in natura) inclusief eventuele kostenvergoedingen aan de natuurlijke persoon, en
de datum waarop je de betaling deed.

Let op!

Als je meerdere betalingen aan één natuurlijke persoon doet in 2025, mag je ook het totaalbedrag doorgeven. De datum is dan de datum van de laatste betaling in 2025.

Deadline 31 januari 2026

Je kunt de opgaaf UBD 2025 doen tot en met 31 januari 2026. De opgaaf moet je digitaal doen.

Let op!

Betalingen die je doet in 2026, hoef je pas uiterlijk 31 januari 2027 door te geven. Dit is ook het geval als de natuurlijke persoon de werkzaamheden in 2025 verrichte, maar je pas in 2026 betaalt.