FINANCIËLE ADMINISTRATIE: DIGITALISEREN LEVERT OP

Talloze ordners met bankafschriften, papieren handleidingen, schoenendozen met bewaarde kassabonnen en archiefkasten overvol. Dit zag je in de tijd van papieren financiële administratie. We leven nu in een tijdperk waarbij de digitalisatie van administratie in een stroomversnelling komt. Net als de implementatie van softwarepakketten die je onderling kunt koppelen. Administratie in ordners is tegenwoordig verplaatst naar de cloud, waardoor dit online via een iPad, computer of zelfs een telefoon overal en altijd toegankelijk is.

Een digitale administratie heeft veel voordelen:

• Versnelt bedrijfsprocessen
• Minder foutgevoelig
• Veilig en overal benaderbaar
• Meer overzicht door koppeling aan handige dashboard tools
• Bespaart letterlijk ruimte
• Is milieuvriendelijk
• Voldoet gelijk aan de bewaarplicht van de Belastingdienst
  

HET JUISTE BOEKHOUDPROGRAMMA: KEUZES

Het kiezen van de juiste software voor jouw boekhouding is vaak een heel onderzoek. Wij kunnen ons voorstellen dat dit de nodige vragen oproept. Welk softwareprogramma past het beste bij mijn onderneming? Kan ik mijn bedrijfsprogramma’s, bijvoorbeeld van mijn voorraad, koppelen met deze software? Welke software is het meest gebruiksvriendelijk? Wegen deze keuzes op tegen de kosten? Bij de keuze voor het juiste softwareprogramma kunnen wij je helpen. Wij werken namelijk samen met diverse softwareleveranciers waarbij we onze eigen contactpersonen hebben. Hierdoor krijgen we snel antwoorden en assistentie bij het koppelen van jouw eigen bedrijfsprogramma’s, conversie of andere specifieke wensen. Wij werken met de volgende softwareprogramma’s:

• iMUIS
• Exact Online
• Twinfield
• Multivers 
• SnelStart

HOE KAN IK MIJN FINANCIËLE ADMINISTRATIE OPTIMAAL DIGITALISEREN

De financiële administratie digitaliseren kan op veel verschillende manieren. Op het moment dat jij met ons in zee gaat, kijken we welke methode bij jouw onderneming het beste past. Elke situatie en elke onderneming is immers anders. Onze specialisten geven een voorbeeld hoe zo’n proces in zijn werk kan gaan:

Stap 1: Scan- en herkensoftware

Als eerste koppelen we je aan een scan- en herkensoftware om facturen en andere documenten te verwerken en op te slaan in een veilige online omgeving. Een zogenoemde document hub. Met deze software kun je al je pdf-bestanden naar jouw persoonlijke inbox sturen. Het maken van diverse boekingen (inkoop, verkoop etc.) wordt vanuit een pdf-document gemaakt. Daarnaast herkent zo’n programma automatisch aangeleverde facturen en doet een boekingsvoorstel die je vervolgens controleert, mogelijk aanpast en daarna accordeert. Het gaat om een zelflerend systeem, waardoor je steeds efficiënter werkt.

Stap 2: Een document hub inrichten

Een document hub richt je in door facturen digitaal te maken en op te slaan als pdf. Dit kan door het fotograferen of inscannen van facturen. Maar het meest eenvoudige is een digitale factuur, op te vragen bij jouw leveranciers, rechtstreeks in het programma in te laden. Schrijf je jouw leveranciers al aan met het verzoek om hun facturen niet meer per post te sturen maar te mailen naar jouw eigen factuur@emailadres.nl? Zelf factureer je natuurlijk compleet digitaal en niet meer vanuit Word of Excel.

Stap 3: koppel met het best passende boekhoudprogramma

De scan- en herkensoftware kan gekoppeld worden met verschillende boekhoudprogramma’s. De verzamelde documenten en gemaakte boekingen kunnen hierdoor automatisch naar het boekhoudprogramma worden doorgestuurd. Dit financiële programma download elke dag de bankafschriften en boekt de aanwezige betalingen automatisch op de juiste factuur. Door de koppeling van de scan- en herkensoftware met een van de financiële boekhoudprogramma’s bespaar je veel tijd op de administratie.

Stap 4: inzicht met een management dashboard

Door het digitaliseren van jouw administratie ontstaat er veel data. Het aflezen van deze data is erg belangrijk om inzicht te krijgen in jouw cijfers. Dit is makkelijk en overzichtelijk te doen door middel van dashboards. Visionplanner, onze partner, levert hier zeer geschikte online software voor. Denk bijvoorbeeld aan cijferopstellingen, grafieken, tellers en meters van jouw grootste klanten, de brutomarge, winstgevendheid en andere voor jouw onderneming specifieke prestatie-indicatoren.