Belastingregelingen bij een kantoor aan huis

Het klinkt ideaal: wonen en werken in hetzelfde gebouw. Toch is een thuiskantoor fiscaal gezien niet altijd voordelig. Wanneer beschouwt de belastingdienst je werkplek daadwerkelijk als een werkruimte? Aan welke eisen moeten jij, je onderneming en je werkruimte dan voldoen?

Er is onder meer een verschil in de behandeling van een zogeheten kwalificerende en een niet-kwalificerende werkruimte. Daarnaast gelden er voor een ondernemer met een eenmanszaak, vof of maatschap andere regels dan voor een ondernemer met een bv. En hoe zit het eigenlijk met de btw? In deze advieswijzer komen de verschillende regels aan de orde.

Kwalificerende werkruimte

Als eerste is het van belang om vast te stellen of sprake is van een fiscaal kwalificerende ruimte. Hiervoor moet jouw werkruimte voldoen aan het zelfstandigheids- en het inkomenscriterium.

Zelfstandigheidscriterium

Jouw werkruimte voldoet aan het zelfstandigheidscriterium als deze een zodanige zelfstandigheid bezit dat deze duidelijk te herkennen is. De werkruimte moet in ieder geval over een eigen ingang en over eigen sanitair beschikken. Dit komt erop neer dat de werkruimte ook aan een derde verhuurd zou kunnen worden.

Let op!

Een werkplek in een woon-, slaap- of zolderkamer wordt in ieder geval niet als kwalificerende werkruimte aangemerkt. Een tot kantoor verbouwde garage met eigen ingang en sanitair kan dat wel zijn.

Inkomenscriterium

Jouw werkruimte voldoet aan het inkomenscriterium als je jouw inkomen voor een groot gedeelte in of vanuit deze ruimte verdient. Is dit jouw enige werkruimte, dan moet je jouw inkomen voor ten minste 30% in de ruimte én voor ten minste 70% in of vanuit de ruimte verdienen. Heb je nog een andere werkruimte buiten jouw woning, dan moet je jouw inkomen voor ten minste 70% in de werkruimte verdienen.

Ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Omdat de werkruimte eigendom is van de eigenaar (natuurlijk persoon) en niet van de eenmanszaak, vof of maatschap, is het voor het bepalen van de fiscale winst noodzakelijk om onderscheid te maken tussen zaken die wel en zaken die niet voor de onderneming worden gebruikt. Dit noemen we vermogensetikettering.

Let op!

De werkruimte kan worden aangemerkt als ondernemingsvermogen als deze juridisch of bouwkundig splitsbaar is van de woning. Indien dit niet het geval is, kun je ervoor kiezen om de gehele woning (inclusief de werkruimte) als ondernemingsvermogen aan te merken, als ten tijde van verwerving van de woning ten minste 10% van de woning bestemd was om te worden gebruikt ten behoeve van de onderneming. In de overige gevallen vormt de werkruimte privévermogen. De fiscale behandeling van jouw werkruimte is afhankelijk van de wijze waarop deze geëtiketteerd is: als privévermogen of als ondernemingsvermogen.

Ook als minder dan 10% van de woning ten behoeve van de onderneming wordt gebruikt, kun je de woning als ondernemingsvermogen aanmerken als je aannemelijk kunt maken dat de woning mede dienstbaar is aan het bedrijf. Bijvoorbeeld omdat er bij de aankoop sprake was van een koppelaankoop van het bedrijf en de woning, er vanuit de woning toezicht mogelijk is op het bedrijf, er een gemeenschappelijke toegangsweg is en dergelijke.

Woning is privévermogen

De kosten van een niet-kwalificerende werkruimte kun je niet van jouw winst aftrekken. Op deze werkruimte is gewoon de eigenwoningregeling van toepassing.

De inrichtingskosten, zoals een bureau, zijn ook niet aftrekbaar van de winst. Maar indien er sprake is van zakelijk gebruik, kun je hiervoor wel investeringsaftrek krijgen en de btw terugvragen als je zelf btw-belaste prestaties verricht.

Op een kwalificerende werkruimte is de eigenwoningregeling niet van toepassing. Dit betekent dat voor de bepaling van het eigenwoningforfait de werkruimte niet meetelt: de waarde van de werkruimte en het deel van de (hypothecaire) geldlening dat daarbij hoort, moeten worden aangegeven als bezitting en schuld in box 3. De kosten van de werkruimte mag je van jouw winst aftrekken. Deze aftrekpost is echter gemaximeerd op het voordeel dat je ten aanzien van de werkruimte in box 3 moet aangeven. Deze aftrek is een percentage van de WOZ-waarde van jouw werkruimte. Dit percentage is voor het jaar 2023 vastgesteld op 6,17%.

Daarnaast mag je ook de kosten die normaal gesproken voor rekening van een huurder (de huurderslasten) zouden komen, in aftrek brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld energiekosten, kosten van de inboedelverzekering en kosten van klein onderhoud. Ook nu zijn de inrichtingskosten niet aftrekbaar, maar kun je hiervoor wel investeringsaftrek krijgen en de btw terugvragen.

Woning is ondernemingsvermogen

Indien de werkruimte als ondernemingsvermogen is geëtiketteerd, kun je de kosten aftrekken van jouw winst. De werkruimte valt dan niet onder de eigenwoningregeling, maar wordt belast als onderdeel van jouw winst uit onderneming. Dit betekent dat voor de bepaling van het eigenwoningforfait de werkruimte niet meetelt en dat bijvoorbeeld een eventuele boekwinst bij verkoop belast is.

Indien je de gehele woning (inclusief de werkruimte) als ondernemingsvermogen heeft geëtiketteerd, kun je alle kosten (met uitzondering van huurderslasten met betrekking tot het woondeel) aftrekken van jouw winst. Voor het privégebruik van jouw woning moet je wel een bijtelling ter grootte van een bepaald percentage van de WOZ-waarde in aanmerking nemen.
Voor de meeste woningen is dit in 2023 1,2%. Bij een niet-kwalificerende werkruimte moet je daarbij uitgaan van de WOZ-waarde van de gehele woning. Bij een kwalificerende werkruimte moet je uitgaan van de WOZ-waarde van de woning exclusief de werkruimte. Bij gesplitste vermogensetikettering (woondeel privévermogen/bedrijfsdeel ondernemingsvermogen) blijft de bijtelling bij een kwalificerende werkruimte achterwege.

Werkruimte in huurwoning

Indien sprake is van een werkruimte in een huurwoning, kun je een evenredig deel van de huur en de huurderslasten in aftrek brengen als sprake is van een kwalificerende werkruimte.

Niet-kwalificerende werkruimte

Door een wetswijziging is het met ingang van 1 januari 2017 niet meer mogelijk om aftrek te krijgen voor een niet-kwalificerende werkruimte als je het huurrecht als ondernemingsvermogen etiketteert.
Dit geldt ook voor bestaande gevallen die al vóór 1 januari 2017 het huurrecht als ondernemingsvermogen hebben geëtiketteerd. Is sprake van een kwalificerende werkruimte, dan blijft ook vanaf 2017 aftrek mogelijk.

Ondernemers met een bv

Onderneem je vanuit een bv, dan geldt ook het onderscheid tussen een kwalificerende en een niet-kwalificerende werkruimte.

Kwalificerende werkruimte

De werkruimte valt voor jou, als dga, in box I (de tbs-regeling). Dit betekent dat de vergoeding op zakelijke gronden moet worden vastgesteld. De vergoeding is voor de bv aftrekbaar van de winst en vormt voor de dga, na aftrek van alle aan de werkruimte toe te rekenen kosten, inkomen in box 1. Op dit belaste inkomen mag je nog wel de terbeschikkingstellingsvrijstelling van 12% in aftrek brengen.

Op een kwalificerende werkruimte is de eigenwoningregeling niet van toepassing. Dit betekent dat je voor de bepaling van het eigenwoningforfait de werkruimte niet meetelt: de waarde van de werkruimte en het deel van de (hypothecaire) geldlening dat daarbij hoort, moeten worden aangegeven op de balans van jouw werkzaamheid in box 1. Je hebt ook geen last van de aftrekbeperkingen inzake hypotheekrente, zoals de maximering van de aftrek tot een tarief van 36,97% (2024).

Niet-kwalificerende werkruimte

Een niet-kwalificerende werkruimte valt onder de eigenwoningregeling: het eigenwoningforfait wordt berekend over de woning inclusief de werkruimte. Een eventuele vergoeding voor de werkruimte wordt voor de dga behandeld als loon. Het is echter mogelijk om de vergoeding als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Jouw bv betaalt dan geen belasting, zolang het totaal van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet hoger is dan de vrije ruimte. Wordt deze vrije ruimte overschreden, dan betaalt jouw bv 80% eindheffing over de overschrijding. De loonkosten zijn voor de bv aftrekbaar van de winst.

Btw en ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Voor de btw is van belang of de zaken, zoals een werkruimte, zijn gebruikt ten behoeve van jouw onderneming en of je hiermee btw-belaste omzet behaalt. Als dat het geval is, kun je deze zaken voor de btw zakelijk etiketteren en de voorbelasting met betrekking tot het zakelijke gebruik in aftrek brengen. Je kunt hierbij denken aan btw op energie, onderhoud en inrichting.

Btw en ondernemers met een bv

Indien je, als dga, de werkruimte aan jouw bv verhuurt, is onzeker of je de btw met betrekking tot deze werkruimte in aftrek kunt brengen. De Belastingdienst gaat er tegenwoordig vanuit dat dit in ieder geval voor wat betreft een onzelfstandige werkruimte niet mogelijk is. Dit standpunt is aan kritiek onderhevig, onder meer op basis van het zogenaamde ‘werkkamer arrest’ van De Hoge Raad. Overleg met onze adviseurs over de vraag of je in een soortgelijke situatie recht op aftrek van de btw kunt hebben.

Tot slot

De fiscale regels met betrekking tot de werkruimte zijn erg ingewikkeld. Neem voor jouw specifieke situatie daarom contact met ons op.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.