9 september 2024

Belastingvrije vergoeding logieskosten werknemers

Wanneer jouw werknemers voor zakelijke doeleinden onderweg zijn, kan het nodig zijn dat zij kosten maken voor een overnachting. Kun je deze kosten belastingvrij vergoeden, en zo ja, onder welke voorwaarden?

Tijdelijk verblijf

Een van de voorwaarden die gelden als je kosten voor logies belastingvrij wilt vergoeden aan je werknemer, is dat er sprake moet zijn van tijdelijk verblijf. Jouw werknemer is een zogenaamde ambulante werknemer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger die vrijwel dagelijks onderweg is, steeds naar verschillende adressen. Er is ook sprake van een ambulante werknemer als de werknemer doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist naar dezelfde arbeidsplaats op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium) of als de werknemer om zakelijke redenen nog niet dichtbij de werkplek woont, bijvoorbeeld omdat er nog geen sprake is van een vaste aanstelling.

Dezelfde regeling als ambtenaren

Voor ambtenaren die een dienstreis maken, geldt volgens hun cao Rijk een eigen regeling inzake de vergoeding van logieskosten. Je mag deze regeling voor jouw werknemers ook toepassen, als ze voor wat betreft hun kosten in vergelijkbare omstandigheden verkeren als ambtenaren die een dienstreis maken. Je hoeft dan geen bonnen te hebben als bewijs, wat niet wil zeggen dat je niet aannemelijk moet kunnen maken dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn.

Onbelaste kostenvergoeding logies binnenland

Volgens de cao Rijk kan je je werknemer bij een binnenlandse dienstreis een onbelaste kostenvergoeding voor logies geven van maximaal € 140,57 (2024) per nacht.

Onbelaste kostenvergoeding logies buitenland

Voor buitenlandse dienstreizen gelden andere bedragen, die afhankelijk zijn van het land waar het logies plaatsvindt. Het bedrag voor Curaçao is bijvoorbeeld vastgesteld op € 175 (2024), voor Luxemburg op € 275 (2024). Soms verschilt het bedrag in een land per plaats. Je vindt alle bedragen in de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen.

Meer vergoeden?

Als je jouw werknemer meer vergoedt dan bovengenoemde vrijgestelde bedragen, dan moet je het meerdere als loon aanmerken of aanwijzen als eindheffingsloon. Ook hier geldt: indien je meer vergoedt dan de standaard voor ambtenaren, dan kan dat ertoe leiden dat de werknemer niet vergelijkbaar is met een ambtenaar en de ambtenarenregeling om die reden niet geldt.

Ook voor de dga

Ook voor de dga geldt dat hij in aanmerking komt voor een vergoeding voor logies als hij reist voor de zaak. Uiteraard gelden dan ook dezelfde voorwaarden. Attentiepunt is wel dat bij een controle kritischer zal worden gekeken naar de zakelijke reden voor de overnachting, om te voorkomen dat privé-uitstapjes als dienstreizen aangemerkt worden.