26 augustus 2024

Duidelijke afspraken en controle voor geen privégebruik van de bedrijfsauto

Wanneer je als werkgever een bedrijfsauto ter beschikking stelt die niet voor privégebruik bedoeld is en waarvoor geen bijtelling plaatsvindt, moet je aantonen dat de werknemer niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Het is essentieel om duidelijke afspraken te maken met de werknemer en regelmatig controles uit te voeren.

Aanvaardbaar bewijs voor geen privégebruik bedrijfsauto

Er is sprake van aanvaardbaar bewijs als jij en je werknemer schriftelijk hebben afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan. Je controleert het autogebruik, denk aan een sluitende rittenregistratie door middel van een rittenregistratiekastje, en je administreert je bevindingen. Daarnaast heb je je werknemer niet verzekerd voor privégebruik van de auto. Bij overtreding van het verbod leg je een passende sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over het privégebruik. Vervolgens intensiveer je na een eventuele sanctie het toezicht.

Voor ondersteunend bewijs dat er sprake is van zakelijke ritten, kun je ook andere gegevens vastleggen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld agenda’s en werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, offertes, garagenota’s, schademeldingen, verkeersboetes of tanken buiten werktijd.

Wanneer er uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen jou en je werknemer is dat privégebruik is verboden, en waarin ook sancties zijn opgenomen, maar waar niet uit blijkt dat er controle is, dan geldt dat niet als aanvaardbaar bewijs. Ook alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer, voldoet niet.

Duidelijke afspraken en controle

Het is van belang dat je duidelijke afspraken met je werknemer maakt wat moet worden vastgelegd en hoe je controleert. Bij een werknemer die een onregelmatig reispatroon heeft en intensief gebruikmaakt van de bedrijfsauto, zul je vaker moeten controleren dan bij een werknemer met een regelmatig reispatroon en minder intensief gebruik. De resultaten van die controles leg je vast in je loonadministratie.

Bij een onderzoek door de Belastingdienst moet je aannemelijk kunnen maken dat je voldoende aandacht hebt besteed aan controle van het autogebruik. Afwijkingen moeten voorzien zijn van een duidelijke argumentatie of moeten te koppelen zijn aan een opgelegde sanctie.

Weet je niet goed hoe en met welke frequentie je moet controleren? Neem dan contact op met je adviseur. Die kan samen met jou bespreken hoe je afspraken vastlegt en controleert.