16 oktober 2025

Eindejaarstips inzake de btw 2025

Hoe kun je nu al slim inspelen op wijzigingen die vanaf 2025 gaan gelden? In dit nieuwsartikel geven wij jou als ondernemer praktische eindejaarstips inzake de btw.

1. Verwerk personeelsuitgaven en relatiegeschenken in laatste btw-aangifte

Uiterlijk eind januari moeten de meeste ondernemers de laatste btw-aangifte van het jaar 2025 indienen. Vergeet dan niet te kijken naar de uitgaven voor jouw personeel en relatiegeschenken. De btw op deze uitgaven is niet altijd aftrekbaar, ook niet als de onderneming prestaties verricht die belast zijn met btw. Personeelsuitgaven zijn bijvoorbeeld personeelsuitjes en het bekende kerstpakket. Relatiegeschenken kunnen verschillend van aard zijn. Een bekend voorbeeld is het kistje wijn met kerst. Voor een aantal voorzieningen geldt een uitzondering of een speciale regeling. Dit geldt in elk geval voor verhuiskosten, de auto van de zaak en voor fietsen. De btw ten aanzien van personeelsuitgaven is niet aftrekbaar als de uitgaven voor het personeelslid in een jaar meer bedragen dan € 227 (excl. btw). Blijven de uitgaven onder dit bedrag, dan is de btw wel aftrekbaar. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag je sinds 2024 niet meer in mindering brengen bij het berekenen van het drempelbedrag van € 227.

Wanneer is de aftrek van btw op relatiegeschenken soms beperkt? De btw is niet aftrekbaar als de ontvanger van jouw geschenk – als hij het zelf zou kopen – minder dan 30% van de btw in aftrek zou kunnen brengen én je in dat jaar aan deze relatie meer dan € 227 (excl. btw) aan relatiegeschenken heeft gegeven.

Heb je op genoemde uitgaven in de loop van het jaar te veel of juist te weinig btw in aftrek gebracht, dan dien je dit in de laatste btw-aangifte te corrigeren. 

2. Vanaf 2025 sneller suppletie btw indienen

Ondernemers die per abuis een foutieve btw-aangifte hebben gedaan, dienen dit bij ontdekking van de fout te corrigeren. Dit dient te gebeuren via een suppletieaangifte. Vanaf 1 januari 2025 dient deze binnen acht weken na ontdekking van de fout ingediend te worden. Tot die tijd was bepaald dat dit zo spoedig mogelijk na ontdekking van de fout moest gebeuren. Een suppletieaangifte moet worden ingediend als in een tijdvak over de afgelopen vijf jaar te veel of te weinig btw is aangegeven. De suppletie moet in ieder geval worden ingediend voordat je wist of redelijkerwijs kon weten dat de inspecteur de foute aangifte al op het spoor was. Alleen als tijdig een suppletie wordt ingediend, kun je een boete voorkomen. Door de nieuwe termijn van acht weken is het voor de Belastingdienst dus eenvoudiger een boete op te leggen. De boete kan oplopen tot maximaal 100% van de alsnog te betalen btw.

3. Maak gebruik van de KOR

De kleine ondernemersregeling (KOR) is sinds 2020 een vrijstellingsregeling. Ondernemers met een lagere jaaromzet dan € 20.000 kunnen hiervoor kiezen. De regeling is niet verplicht. De keuze voor de KOR houdt in dat je geen btw in rekening hoeft te brengen en automatisch bent ontheven van allerlei btw-verplichtingen.

Met name voor ondernemers die te maken hebben met afnemers/klanten die de btw niet kunnen terugvragen, kan de KOR uitkomst bieden.

Ondernemers die de KOR willen toepassen, dienen dit tijdig te melden bij de inspecteur. Het aanmeldformulier hiervoor moet uiterlijk vier weken voor de ingangsdatum van het aangiftetijdvak waarin u de KOR wil laten ingaan door de Belastingdienst zijn ontvangen. 

De KOR is per 1 januari 2025 flexibeler geworden, omdat je de KOR na aanmelding niet meer verplicht minstens drie jaar hoeft toe te passen. Ook hoef je niet meer drie jaar te wachten als jij je opnieuw voor de KOR wil aanmelden. Vanaf 1 januari 2025 is deze wachttijd beperkt tot de rest van het jaar waarin jij je hebt afgemeld en het eropvolgende jaar. Wil je per 1 januari 2026 stoppen met de KOR? Geef dat dan uiterlijk 3 december 2025 door via het onlineformulier op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Een andere wijziging is dat buitenlandse ondernemers met een vaste inrichting in Nederland de KOR niet meer kunnen toepassen.

Vanaf 1 januari 2025 is het ook mogelijk de KOR aan te vragen voor EU-landen waar je zaken mee doet. Je bepaalt zelf voor welke landen je de KOR aanvraagt. Je hoeft daar dan ook geen btw-aangiftes te doen. Wel moet je ieder kwartaal aan de Nederlandse belastingdienst een overzicht verschaffen van de omzet die je in het kwartaal in de EU hebt behaald. Voor de EU-KOR is vereist dat jouw hoofdvestiging in Nederland ligt. Jouw omzet mag in alle EU-landen inclusief Nederland maximaal € 100.000 bedragen. Ook geldt voor de deelnemers de nationale omzetgrens van het EU-land waar ze de vrijstelling willen toepassen. In Nederland bedraagt deze € 20.000.

4. Meldt jij je op tijd aan voor de One-Stop-Shop (OSS)

Als je een webshop hebt of anderszins goederen of digitale diensten verkoopt aan particulieren in de EU, dan moet je bij het overschrijden van een totale EU-omzetdrempel van € 10.000 de btw voldoen in de lidstaten van jouw klanten. Deze regeling is op 1 juli 2021 ingegaan. Om te voorkomen dat jij je in de verschillende lidstaten moet registeren, bestaat de mogelijkheid de buitenlandse btw-aangifte(n) via het zogenaamde One-Stop-Shop-systeem in te dienen. Je moet je aanmelden bij de Belastingdienst. Met behulp van eHerkenning log je daartoe in bij de ondernemingsportal ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’. Doe dat tijdig. Raadzaam is om dat te doen voorafgaand aan het btw-tijdvak waarin je bijvoorbeeld de EU-omzetdrempel overschrijdt. Voorbeeld: als je vanaf 1 januari 2026 gebruik wenst te maken van het nieuwe OSS-aangiftesysteem, raden wij je aan je vóór 1 januari 2026 aan te melden bij de Belastingdienst. 

5. Houd de herzieningstermijn in de gaten

Als je in de afgelopen tien jaar een onroerende zaak met btw heeft aangeschaft, let er dan op dat de in aftrek gebrachte btw in het jaar van ingebruikname en de negen opvolgende jaren in bepaalde gevallen moet worden gecorrigeerd. Dit is het geval als de verhouding van het gebruik van de onroerende zaak voor btw-belaste versus btw-vrijgestelde prestaties voor meer dan 10% is gewijzigd ten opzichte van het gebruik waarvan je uitging op het moment van aanschaf. Dit heeft tot gevolg dat je mogelijk btw moet terugbetalen of juist terugkrijgt van de Belastingdienst. Deze herzienings-btw geef je op in de laatste btw-aangifte van het jaar.

6. Nieuwe regeling herziening verbouwingsuitgaven vastgoed

Btw op goederen en diensten die je gebruikt voor jouw btw-belaste activiteiten, mag je aftrekken. Dit aftrekrecht bepaal je in het jaar van ingebruikname aan de hand van het feitelijk (on)belaste gebruik. Bij bedrijfsmiddelen wordt het gebruik gedurende tien jaar (vastgoed) of vijf jaar (overige bedrijfsmiddelen) gevolgd. Ga je in deze periode het bedrijfsmiddel anders belast gebruiken, dan moet je mogelijk een deel van de voorbelasting terugbetalen of krijg je alsnog een aanvullend deel van de voorbelasting terug.

Voor diensten geldt tot op heden zo’n volgperiode niet. Bij diensten zoals verbouwingen waarmee geen nieuw goed ontstaat, volgt het aftrekrecht alleen uit het jaar van ingebruikname. Vanaf 2026 komt hierin verandering voor investeringsdiensten in vastgoed, zoals een verbouwing. Bij een investeringsdienst van minimaal € 30.000 moet je die voortaan ook vijf jaar volgen. Gewijzigd gebruik leidt dan mogelijk ook tot gedeeltelijke terugbetaling of een aanvullend aftrekrecht.

7. Vraag de btw op oninbare vorderingen terug

Als jouw afnemers/debiteuren je niet betalen, kun je de al in rekening gebrachte en afgedragen btw onder voorwaarden terugkrijgen. Het moet dan duidelijk zijn dat jouw afnemer niet zal betalen, zoals bij een faillissement. Bij fictie is een niet-betaalde vordering sowieso één jaar na de opeisbaarheid daarvan oninbaar. Je doet er dan verstandig aan de btw in dat tijdvak via de btw-aangifte terug te vragen. Een later ingediend verzoek om teruggaaf biedt minder zekerheid. Soms is ook al eerder duidelijk dat je niet meer op betaling hoeft te rekenen.

8. Vergeet btw privégebruik auto niet in uw laatste btw-aangifte

Voor auto’s van de zaak die ook privé gebruikt worden, moet in de laatste btw-aangifte van het jaar btw over het privégebruik betaald worden. Daar staat tegenover dat je door het jaar heen de btw op alle autokosten in aftrek kunt brengen, althans, als je de auto gebruikt voor btw-belaste omzet. Voor de btw geldt woon-werkverkeer ook als privé.

Voor het btw-privégebruik moet je in beginsel uitgaan van de verhouding tussen de zakelijke en privékilometers, afgezet tegen de vooraftrek. Als je deze gegevens niet kunt ontlenen aan jouw administratie, kun je gebruikmaken van een forfaitaire regeling. Ga daarbij uit van een btw-heffing van 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.