16 oktober 2025

Tips voor werkgevers

Handhaving op schijnzelfstandigheid, rapportageplicht van de CO2-uitstoot van jouw personeel en de mogelijkheden binnen de WKR. Dit en meer tips voor de werkgever lees je hier.

1. Anticipeer op 12% extra belasting fossiele auto van de zaak

Werkgevers gaan vanaf 1 januari 2027 extra belasting betalen, een zogenaamde pseudo-eindheffing, als ze een fossiele auto van de zaak aan hun werknemer ook voor privégebruik ter beschikking stellen.

De extra belasting bedraagt 12% over de cataloguswaarde, bij auto’s ouder dan 25 jaar 12% over de marktwaarde. Jij als werkgever betaalt de pseudo-eindheffing en je mag deze niet doorbelasten aan de werknemer. De eigen bijdrage van de werknemer telt niet mee voor de bepaling van de pseudo-eindheffing.

Lopende lease- en koopcontracten vallen nog onder een overgangsperiode, maar vanaf 1 januari 2027 moet je rekening houden met extra kosten bij nieuwe contracten.

De regeling geldt niet voor:

• Nulemissieauto’s
• Auto’s die uitsluitend zakelijk worden gebruikt
• Incidenteel privégebruik bij overmacht
• Auto’s die vóór 1 januari 2027 ter beschikking zijn gesteld met een looptijd tot 17 september 2030
• Bestelauto’s, vrachtwagens en tractors (personenbusjes vallen er wel onder)
• Ondernemers voor de inkomstenbelasting (wel voor hun personeel)

2. Handhaving op schijnzelfstandigheid

Op 1 mei 2016 is de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (Wet DBA) ingevoerd. Deze wet regelde het afschaffen van de zekerheid die daarvoor kon worden verkregen door middel van een Verklaring Arbeidsrelatie. Sindsdien moet het wel of niet bestaan van een dienstbetrekking weer volledig worden getoetst aan wetgeving en jurisprudentie. De Belastingdienst is vanaf 1 januari 2025 weer gaan handhaven op schijnzelfstandigheid.

Vanaf 2026 kunnen er ook weer boetes worden opgelegd, ook wanneer er geen sprake is van opzet of ‘kwade trouw’. Er is sprake van schijnzelfstandigheid als een zelfstandige (zzp’er) in de praktijk verkapt in dienst is bij een opdrachtgever.

Daarnaast beoordeelt de Belastingdienst vanaf 6 september 2024 geen nieuwe modelovereenkomsten meer. Bestaande overeenkomsten verlengt de Belastingdienst niet meer. Bestaande modelovereenkomsten worden gedurende de resterende looptijd gerespecteerd. De zekerheid die aan modelovereenkomsten kan worden ontleend, is als gevolg van rechterlijke uitspraken echter afgenomen. Het gaat bij de beoordeling van een arbeidsrelatie – nog meer dan voorheen – over de wijze waarop de arbeid in de praktijk wordt uitgevoerd en veel minder over hoe men dat op papier heeft gezet.

Er is inmiddels een nieuw wetsvoorstel ingediend, de Wet verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties (VBAR). Met de invoering van de VBAR hoopt de wetgever meer duidelijkheid te creëren wanneer sprake is van schijnzelfstandigheid en wanneer niet.

Volgens het wetsvoorstel moet je twee hoofdelementen tegen elkaar afwegen:

• Werkinhoudelijke aansturing door u als werkgever;
• Het werken voor eigen rekening en risico door de arbeidskracht.

Zijn beide elementen aanwezig? Dan moet je wegen welk element de doorslag geeft. Verschillende rechterlijke uitspraken kunnen jouw weging onderbouwen, ook wanneer deze van vóór de invoering van deze nieuwe wet zijn. De wet legt bestaande rechtspraak vast en beoogt zo duidelijkheid te scheppen.

Ook wordt een rechtsvermoeden van een arbeidsovereenkomst ingevoerd. Laat je arbeidskrachten werkzaamheden verrichten tegen een tarief van € 36 of minder? Dan kan de arbeidskracht stellen dat sprake is van een arbeidsovereenkomst. Het is dan aan jou om te bewijzen dat dit niet het geval is. Is een arbeidskracht bij je in dienst? Dan moet je premies voor de sociale zekerheid afdragen. Daarnaast kunnen verplichtingen gelden voor pensioen, arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden. De bedoeling is dat deze wetgeving per 1 juli 2026 ingaat, zonder overgangsrecht.

Beoordeel elke arbeidsrelatie individueel: stuur je werkinhoudelijk aan en werkt de arbeidskracht voor eigen rekening en risico? Leg jouw afwegingen goed vast. Schakel bij twijfel altijd een adviseur in om behulpzaam te zijn bij jouw overwegingen.

3. Werk je met zelfstandigen?

Controleer goed welke afspraken je met hen hebt gemaakt en hoe je dit hebt vastgelegd. Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken op papier daadwerkelijk aansluiten bij de praktijk. Wil je voorkomen dat opdrachtnemers als werknemer worden aangemerkt, denk dan aan zaken zoals:

• een beding dat de zzp’er eigen verzekeringen afsluit (waaronder een aansprakelijkheidsverzekering);
• geef ruimte aan zzp’ers om voor andere opdrachtgevers te werken;
• laat de zzp’er zelf factureren;
• zorg dat de zzp’er zelf verantwoordelijk is voor zijn scholing en opleiding;
• geef de zzp’er de vrijheid om zich te laten vervangen;
• zorg dat zzp’ers zo min mogelijk lijken op werknemers, door ze bijvoorbeeld niet te laten deelnemen aan personeelsuitjes en ze geen kerstpakket te geven.

4. Voorkom bijtelling fiets van de zaak

Stel je aan medewerkers een zakelijke fiets ter beschikking die zij voor privédoeleinden kunnen gebruiken, dan krijgen zij te maken met een bijtelling van 7% per jaar. Een fiets telt als privé als deze ook (deels) voor woon-werkverkeer wordt gebruikt.

Nieuw is dat deze bijtelling onder voorwaarden vervalt als de fiets niet structureel thuis wordt gestald. Dit kan interessant zijn voor medewerkers die een (nieuwe) fiets van de zaak hebben of overwegen. De vrijstelling geldt bijvoorbeeld voor:

• Fietsen die minder dan 10% van de tijd bij het woonadres worden gestald. Van ‘stallen’ is sprake als je de fiets voor het huis kunt zetten en de sleutel mee naar binnen kunt nemen.
• Deelfietsen die op kantoor of bij een hub worden opgehaald.
• Dienstfietsen die alleen incidenteel mee naar huis gaan.

De bijtelling van 7% blijft wel van toepassing als iemand tijdens de rit naar huis omrijdt voor een privéboodschap. Voor deelfietsen die niet mee naar huis gaan maar wel privé worden gebruikt, bijvoorbeeld omfietsen voor een boodschap, geldt deze uitzondering ook.

5. Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit voor grote werkgevers

Werkgevers met minimaal 100 werknemers zijn sinds1 juli 2024 verplicht om de CO2-uitstoot van hun personeel bij te houden en daarover te rapporteren. Alle zakelijke reizen van het personeel moeten worden bijgehouden, zowel het woon-werkverkeer als alle overige zakelijke reizen. Op basis van de ingediende gegevens berekent de RVO de CO2-emissie.

Je hebt als werkgever onder meer de volgende gegevens nodig:

• Het totaalaantal kilometers dat uw werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer.
• Jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

6. Benut jouw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Benut ook dit jaar jouw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel jouw nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die je in 2026 wil vergoeden dan wel verstrekken nog in 2025 kunnen worden vergoed of verstrekt (bij ‘vergoeden’ koopt de werknemer de zaak en betaal je hem terug, bij ‘verstrekken’ koop je de zaak en geef je deze aan de werknemer). Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2025 over is door te schuiven naar 2026.

Dreig je dit jaar de vrije ruimte te overschrijden, overweeg dan het verschaffen van vergoedingen en verstrekkingen uit te stellen tot 2026. Dit is uiteraard alleen voordelig als je in 2026 naar verwachting binnen de vrije ruimte blijft. Per 1 januari 2026 gaat het percentage over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom omhoog van 2 naar 2,16%. Over de fiscale loonsom vanaf € 400.000 blijft het percentage van de vrije ruimte ongewijzigd, namelijk 1,18%.

Houd rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat jouw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze op zichzelf ongebruikelijk zijn en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het betekent echter niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht.

Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als u die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80%. De doelmatigheidsgrens van € 2.400 is niet aan de orde als een vergoeding of verstrekking gebruikelijk is. Dan is er immers geen twijfel. Dit geldt eveneens als voor een vergoeding een gerichte vrijstelling geldt, zoals € 0,23/km voor zakelijke reiskosten. Verder kan de doelmatigheidsgrens worden gebruikt tot het genoemde bedrag van € 2.400. Bij een vergoeding of verstrekking boven dit bedrag kan alleen het meerdere niet in de WKR worden ondergebracht. Bij bijvoorbeeld een bonus van € 3.000 zal over € 600 belasting moeten worden betaald door de werknemer.

7. Heroverweeg gebruik concernregeling binnen werkkostenregeling

Heb je meerdere bv’s, dan kun je binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toepassen. Door de concernregeling kan een bv die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere bv binnen hetzelfde concern benutten. In onderstaand voorbeeld levert dit een voordeel op van € 800 bij gebruik hiervan.

Door de grotere vrije ruimte bij een loonsom tot € 400.000 is het gebruik van de concernregeling echter niet altijd voordelig. Als je de concernregeling toepast, kun je namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 2% die dit jaar geldt over de eerste € 400.000 van de loonsom. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en je hoeft jouw keuze pas ná 2025 te bepalen. Per 1 januari 20265 gaat het percentage over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom omhoog van 1,92% naar 2,16%. Hierdoor wordt de concernregeling in een toenemend aantal gevallen minder aantrekkelijk. Het plan is om dit percentage per 1 januari 2027 verder op te hogen naar 2,16%. Over de fiscale loonsom vanaf € 400.000 blijft het percentage van de vrije ruimte ongewijzigd, namelijk 1,18%.

8. Lagere waardering maaltijden

Als jij je personeel op de werkplek van een maaltijd voorziet, geldt hiervoor een standaardwaardering van € 3,95 (2025). Doe je dit buiten de werkplek, dan gelden hiervoor de werkelijke kosten van de maaltijd. Hierover betaalt de werknemer belasting, alhoewel de werkgever dit ook via de werkkostenregeling mag laten lopen. Dat is anders als de maaltijd voor minimaal 10% zakelijk is, dan is deze onbelast. Er is onder meer sprake van een zakelijke maaltijd als een werknemer vanwege het werk tussen 17.00 uur en 20.00 uur niet thuis kan eten. Een maaltijd kan echter lager gewaardeerd worden als de waarde in het economisch verkeer ook lager is. Bijvoorbeeld wanneer een werkgever zijn personeel in de bedrijfskantine van een maaltijd voorziet. De waarde in het economisch verkeer is meestal de verkoopprijs in de detailhandel, inclusief btw. Als de werkgever van een lagere waarde in het economisch verkeer uit wil gaan, dan moet hij deze aannemelijk maken. Dit kan bijvoorbeeld door bij een externe cateraar na te gaan wat de prijs van een vergelijkbare maaltijd is.

9. Vorm een voorziening voor een transitievergoeding

Bij onvrijwillig ontslag van een werknemer ben je in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij je in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt in 2025 maximaal € 98.000 of een bruto jaarsalaris als dit meer is.

Is het redelijk zeker dat je op niet al te lange termijn een of meer werknemers moet ontslaan, dan kun je een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Ook moeten de uitgaven hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich in de periode voorafgaand aan de balansdatum hebben voorgedaan en moeten ze ook aan die periode kunnen worden toegerekend. Op deze manier kun je nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst voor zullen doen. De hoogte van de voorziening moet je afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen.

10. Vraag tijdig de WBSO aan

Werkgevers die innovatieve activiteiten verrichten, kunnen via de WBSO een fiscale tegemoetkoming krijgen in de vorm van een percentage van de gemaakte kosten. Deze kosten bestaan uit de direct toerekenbare salariskosten plus de overige toerekenbare kosten van innovatie. Je kunt de WBSO vooraf online aanvragen bij RVO.nl. Aanvragen kan in vier periodes per jaar.

11. Wijzigingen 30%-regeling vanaf 2026 en 2027

Werknemers die van buiten Nederland worden geworven om in Nederland te komen werken, maken veel dubbele kosten (zogenaamde extraterritoriale kosten). Onder voorwaarden mag een werkgever deze kosten onbelast vergoeden. Dat mag op declaratiebasis, waarbij dus de werkelijke (kwalificerende) kosten worden vergoed. Makkelijker (en vaak voordeliger) is het om standaard 30% van de totale beloning onbelast te vergoeden (zonder nader bewijs). De afgelopen jaren zijn veel buitenlandse werknemers in Nederland aan de slag gegaan met deze 30%-regeling.

Vanaf 2025 zou de maatregel worden afgebouwd, maar het kabinet heeft het oorspronkelijke voorstel gewijzigd. De maximale onbelaste vergoeding wordt per 1 januari 2027 op een constant forfait van 27% gesteld. In 2026 geldt voor alle naar Nederland gekomen werknemers nog het percentage van 30. Verder wordt de salarisnorm vanaf 2027 verhoogd van € 46.107 (bedrag in 2024) naar € 50.436. De salarisnorm voor naar Nederland gekomen werknemers jonger dan 30 jaar met een mastergraad wordt verhoogd van € 35.048 (bedrag in 2024) naar € 38.338.

Maak je geen gebruik van het forfait, maar vergoedt je de werkelijke extraterritoriale kosten? Dan verandert er ook iets vanaf 2026. Vanaf 1 januari 2026 worden twee kostensoorten namelijk uitgesloten van belastingvrije vergoeding:

• Extra kosten van levensonderhoud, waaronder gas, water, licht en nutsvoorzieningen;
• Extra gesprekskosten met het land van herkomst voor privédoeleinden.

Deze versobering geldt alleen voor ingekomen werknemers die tijdelijk in Nederland werken en niet onder de forfaitaire regeling vallen. Je mag vanaf 2026 de genoemde kosten dus niet langer onbelast vergoeden aan buitenlandse werknemers die tijdelijk in Nederland werkzaam zijn. Dit kan leiden tot een lager nettoloon voor deze werknemers en mogelijk tot een verminderde aantrekkelijkheid van Nederland als werkland. De gemiddelde daling van het nettoloon wordt geschat op € 85 over een werkperiode van 18 weken (€ 20 per maand). De versobering geldt niet voor uitgezonden werknemers.

Werknemers die de 30%-regeling toepassen, mochten er in box 2 en box 3 van de inkomstenbelasting voor kiezen te worden behandeld als buitenlands belastingplichtige. Dat is vaak voordelig, omdat dan in Nederland slechts beperkt belasting wordt betaald. Deze regeling is beëindigd per 2025. Dat betekent dat personen die de 30%-regeling toepassen gewoon volledig belasting moeten betalen in box 2 en box 3. Expats die vóór 1 januari 2024 gebruikmaakten van de 30%-regeling, konden via een overgangsregeling nog tot en met 31 december 2026 kiezen voor partiële buitenlandse belastingplicht. Deze overgangsregeling komt nu definitief ten einde. Vanaf 2027 worden alle expats volledig als binnenlands belastingplichtige aangemerkt. Dit betekent dat ook inkomsten uit box 2 (aanmerkelijk belang) en box 3 (vermogen) in Nederland belast gaan worden.

Ook voor uitgezonden werknemers

Vanaf 2027 wijzigt de 30%-regeling ook voor uitgezonden werknemers. Vanaf die datum kun je niet meer 30% van het loon – inclusief de vergoeding – gericht vrijgesteld vergoeden aan uitgezonden werknemers maar 27%. Er komt geen overgangsregeling. Dus ook aan werknemers die al vóór 2027 zijn uitgezonden, kunt u vanaf 2027 nog maar 27% in plaats van 30% gericht vrijgesteld vergoeden. 

12. Beperking inhouding huisvestingskosten arbeidsmigranten

In 2015 is de Wet aanpak schijnconstructies ingevoerd. Deze wet moet arbeidsmigranten beschermen door inhoudingen op het minimumloon te verbieden. Toch mogen werkgevers nu nog kosten voor huisvesting en zorgverzekering inhouden.

Voor huisvesting mag nu maximaal 25% van het minimumloon worden ingehouden. Het kabinet verlaagt dit percentage vanaf 1 januari 2026 stapsgewijs met 5%-punt per jaar. Vanaf 2030 geldt een volledig verbod op inhouding voor huisvesting. Inhouding voor zorgkosten blijft wel toegestaan.

13. Verhoging pseudo-eindheffing Regeling Vervroegde Uittreding (RVU)

Biedt jij je personeel een regeling aan om de periode tot aan het pensioen te kunnen overbruggen, dan moet je als werkgever sinds 2011 een extra heffing van 52% betalen. Deze extra heffing over dergelijke uitkeringen, ook wel bekend als RVU, stijgt per 1 januari 2026 naar 57,7%. Per 1 januari 2027 is het de bedoeling dat dit percentage wordt verhoogd tot 64% en in 2028 naar 65%.

Als tegemoetkoming voor de verhoging van de AOW-leeftijd bij zware beroepen geldt voor alle werknemers een vrijstelling. Deze wordt per 2026 met € 300 verhoogd en gaat via jaarlijkse indexatie gelijk oplopen met de ontwikkeling van contractlonen. De vrijstelling bedraagt in 2025 € 2.273 per maand. Dit geldt niet met terugwerkende kracht. Voor regelingen binnen 36 maanden voor de AOW-leeftijd hoeft u geen pseudo-eindheffing te betalen als u binnen deze vrijstelling blijft.