19 januari 2026

Lonenspecial 2026: Werkkostenregeling

Met de werkkostenregeling kan een werkgever zijn personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft de werkgever in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt ook de werkgever geen belasting. Overschrijdt hij de vrije ruimte, dan betaalt hij 80% belasting via de eindheffing. Wel moet rekening gehouden worden met de gebruikelijkheidstoets.

Geen wijziging in vrije ruimte werkkostenregeling in 2026

Via de werkkostenregeling kun je als werkgever diverse zaken belastingvrij vergoeden of verstrekken aan jouw personeel. Een bekend voorbeeld is het kerstpakket. Blijven de vergoedingen binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’, dan hoeft ook de werkgever hier geen belasting over te betalen. De vrije ruimte in de werkkostenregeling is in 2026 gelijk aan 2025: 2% van de loonsom, tot een bedrag van € 400.000. Voor zover de loonsom hoger is, bedraagt de vrije ruimte over het meerdere 1,18%.

In 2026 is de vrije ruimte dus maximaal 2% x € 400.000 = € 8.000, plus 1,18% over het meerdere van de loonsom. Vanaf 1 januari 2027 bedraagt de vrije ruimte maximaal 2,16% van de loonsom tot een bedrag van € 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Gebruikelijkheidstoets vrije ruimte

In beginsel kun je alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je doet aan werknemers aanwijzen in de vrije ruimte. De werknemer betaalt dan geen loonbelasting. Je betaalt alleen een eindheffing van 80% voor zover het totaal van aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hoger is dan uw vrije ruimte.

Bepaalde zaken niet in de vrije ruimte

Je kunt niet alles aanwijzen in de vrije ruimte. Bepaalde zaken moet je verplicht bij jouw werknemer belasten. Dit geldt bijvoorbeeld voor een auto van de zaak of het rentevoordeel van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente aftrekbaar is in de inkomstenbelasting.

Bepaalde zaken op nihil gewaardeerd of gericht vrijgesteld

Bepaalde vergoedingen, verstrekking en terbeschikkingstellingen zijn gericht vrijgesteld of op nihil gewaardeerd. Deze zaken verlagen jouw vrije ruimte niet.

Gebruikelijkheidstoets

Je mag alleen die zaken aanwijzen in de vrije ruimte die voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst heeft deze toets verduidelijkt in het Handboek Loonheffingen.

Je voldoet aan de gebruikelijkheidstoets als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst verduidelijkt waar je dan in ieder geval naar moet kijken, te weten:

• de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan;
• de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen;
• wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
• de vraag of tariefvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon.

Doelmatigheidsgrens € 2.400 in de gebruikelijkheidstoets

De beoordeling of iets voldoet aan de gebruikelijkheidseis is niet altijd eenvoudig. Om discussie over elke euro met de Belastingdienst te voorkomen, kun je gebruikmaken van de doelmatigheidsmarge van € 2.400. Tot een bedrag van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst de zaken namelijk in alle redelijkheid als gebruikelijk. In alle redelijkheid speelt onder meer bij het wettelijk minimumloon (het loon van de werknemer mag niet lager mag worden dan het wettelijk minimumloon) of bij een stagiair.

Over de toepassing van de doelmatigheidsgrens in de praktijk heeft de Belastingdienst nadere uitleg gegeven.

Veilige haven

De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk. Tot dit bedrag is sprake van een ‘veilige haven’. De Belastingdienst onderneemt dan geen actie.

Het is daarbij niet van belang om welk soort kosten of beloningsbestanddeel het gaat. Zo kan bijvoorbeeld ook een bonus of eindejaarsuitkering tot een bedrag van € 2.400 binnen deze veilige haven als eindheffingsloon worden aangewezen.

Wat telt mee binnen de € 2.400?

Als er geen twijfel is dat de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, telt deze niet mee voor de € 2.400-grens.

Dat geldt bijvoorbeeld voor een vergoeding waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Denk aan een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot maximaal € 0,23 per kilometer.

Maar ook van overige (niet gericht vrijgestelde) vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen kan de aanwijzing zonder twijfel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Bijvoorbeeld omdat de gebruikelijkheid hiervan vooraf is afgestemd met de Belastingdienst.

Voorbeeld

Een werkgever geeft aan een werknemer een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van € 1.500 (tegen de gerichte vrijstelling van maximaal € 0,23 per kilometer). Daarnaast heeft de Belastingdienst aan de werkgever bevestigd dat de aanwijzing van de door de werkgever geïmplementeerde fietsregeling voor € 2.000 per fiets gebruikelijk is. In dat jaar geeft de werkgever geen andere vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. In december wil de werkgever een eindejaarsuitkering van € 2.400 aanwijzen als eindheffingsloon. De werkgever overschrijdt daarmee de grens van € 2.400 niet, omdat de reiskostenvergoeding en de fiets voor die grens niet meetellen.

Beoordeling bij overschrijding van € 2.400-grens

Wijst de werkgever voor meer dan € 2.400 per werknemer per jaar als eindheffingsloon aan, dan kan tot een bedrag van € 2.400 een beroep gedaan worden op de doelmatigheidsgrens. Boven dit bedrag kan de Belastingdienst de gebruikelijkheid echter wel toetsen.

Voorbeeld

Een werkgever geeft een bonus van € 4.000 en wil deze aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR. In dit voorbeeld geeft de werkgever geen andere vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Dit betekent dat de werkgever voor € 2.400 gebruik kan maken van de doelmatigheidsgrens, maar dat voor een bedrag van € 1.600 de gebruikelijkheid ter discussie staat. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst deze € 1.600 over het algemeen niet gebruikelijk zal vinden.

Op tijd aanwijzen aan de vrije ruimte

De Hoge Raad heeft in april 2024 verduidelijkt hoe een werkgever een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling kan aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Zonder zo’n tijdige aanwijzing vormt het anders individueel belast loon bij de werknemer.

Als dat niet de bedoeling is van de werkgever, is het goed om onder meer de volgende regels over het aanwijzen in acht te nemen:

• De wijze waarop een werkgever kan aanwijzen, is in beginsel vormvrij. Dit kan bijvoorbeeld door een mededeling van de werkgever hierover aan de werknemer of door vastlegging in de administratie.
• De werkgever moet wel aannemelijk kunnen maken dat zo’n aanwijzing heeft plaatsgevonden.
• Zo’n aanwijzing moet uiterlijk plaatsvinden op het moment dat de vergoeding door de werknemer wordt genoten. Dat zal over het algemeen op het moment van uitbetalen van de vergoeding zijn.

Met de Belastingdienst kan een discussie ontstaan over de vraag of een bepaalde vergoeding wel kan worden aangewezen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit vanwege de gebruikelijkheidstoets die daarvoor geldt. Als zo’n discussie bestaat, is het belangrijk om de vergoeding tijdig aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Doet de werkgever dat niet of te laat, dan kan dat niet later nog hersteld worden, aldus de Hoge Raad. De Hoge Raad heeft wel geoordeeld dat het tegelijkertijd met het aanwijzen als eindheffingsloon ook mogelijk is om de vergoeding individueel te verlonen bij de werknemer. Op die manier kan dan de (gerechtelijke) uitkomst van de discussie met de Belastingdienst worden afgewacht.

Niet-inhoudingsplichtige werkgevers en belastingvrije vergoedingen

Werkgevers die zaken belastingvrij vergoeden of verstrekken aan hun werknemers, moeten deze zaken in principe vooraf aanwijzen. Deze verplichting geldt echter niet voor niet-inhoudingsplichtige werkgevers, zoals buitenlandse werkgevers.

Gerichte vrijstellingen en werkkostenregeling

Als een werkgever zaken belastingvrij wil vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, kan dat als deze gericht vrijgesteld zijn of als de werkgever gebruikmaakt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Voor beide regelingen geldt dat deze zaken door de werkgever moeten zijn aangewezen als eindheffingsloon, uiterlijk op het moment dat ze verstrekt worden.

Niet-inhoudingsplichtige werkgever

De Hoge Raad heeft geoordeeld dat een niet-inhoudingsplichtige werkgever de vrijstellingen ook kan toepassen als ze niet zijn aangewezen. De Hoge Raad vindt namelijk dat werknemers met een niet-inhoudingsplichtige werkgever niet in een nadeligere positie mogen komen dan collega’s met een werkgever die wel inhoudingsplichtig is.

Kostenvergoeding piloot

In een van de arresten van de Hoge Raad over dit onderwerp ging het om een piloot die buitenlandse inkomsten had. Van deze inkomsten wilde hij een deel aanmerken als onbelaste kostenvergoeding. De inspecteur ging hier niet in mee, onder andere omdat de kostenvergoedingen niet door de werkgever als zodanig waren aangewezen. De Hoge Raad is echter van mening dat deze eis niet geldt voor niet-inhoudingsplichtige werkgevers.

Kostenvergoeding beperkt

De onbelaste kostenvergoeding in deze casus werd wel beperkt tot een door de inspecteur eerder akkoord bevonden bedrag. Dit was voor het gerechtshof in Den Haag als compromis voorgesteld en hierop kon dus later niet meer worden teruggekomen.

Verhoging thuiswerkvergoeding en andere normbedragen

Voor de extra kosten die verbonden zijn aan thuiswerken, kun je – onder voorwaarden – een onbelaste vergoeding geven aan jouw werknemer. Deze onbelaste vergoeding bedraagt in 2026 € 2,45 per dag (in 2025 nog € 2,40 per dag).

Ook het normbedrag voor de waarde van maaltijden in bedrijfskantines (of soortgelijke ruimtes) of tijdens personeelsfeesten op de bedrijfslocatie stijgt in 2026. Bedroeg dit normbedrag in 2025 nog € 3,95 per maaltijd, in 2026 bedraagt dit € 4,05 per maaltijd.

Voor huisvesting op de werkplek kan – onder voorwaarden – een nihilwaardering gelden. Als deze nihilwaardering geldt, dan geldt ook voor de verstrekking van energie, water en bewassing een nihilwaardering. Voorwaarden voor de nihilwaardering zijn:

• De werknemer woont niet op de werkplek en heeft zijn woonplek elders.
• De werknemer moet redelijkerwijs wel gebruikmaken van de huisvesting op de werkplek voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking. Denk bijvoorbeeld aan een begeleider die slaapdiensten heeft in een gezinsvervangend tehuis of de brandweerman die op de kazerne slaapt.

Als deze nihilwaardering niet van toepassing is en er geen sprake is van een (dienst)woning, kun je voor de waarde van de huisvesting op de werkplek een normbedrag in aanmerking nemen. Dit normbedrag voor huisvesting en inwoning is gestegen van € 6,80 per dag in 2025 naar € 7,00 per dag in 2026. In het normbedrag is de verstrekking van energie, water en bewassing inbegrepen.

Is sprake van een dienstwoning (dat is alleen het geval als de woning voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking noodzakelijk is en de werknemer redelijkerwijs niet van het gebruik van de dienstwoning kan afzien), dan vormt de huurwaarde in het economisch verkeer loon voor de werknemer. Hieraan zit wel een maximum van 18% van het jaarloon van de werknemer (bij een 36-urige werkweek). Let wel, als de werknemer een arbeidsduur heeft van minder dan 36 uur per week, moet het loon herrekend worden. Bij meer dan 36 uur per week mag het loon echter niet herrekend worden naar 36 uur.

Onbelaste vergoedingen tijdelijke verblijfkosten 2026

Kosten die werknemers maken tijdens zakelijke reizen – de tijdelijke verblijfkosten – kun je onder voorwaarden onbelast vergoeden aan jouw werknemers. Voor de hoogte van deze bedragen kun je wellicht aansluiten bij de bedragen die ambtenaren onbelast krijgen als ze op dienstreis zijn.

De vergoeding van de verblijfkosten kan alleen gericht vrijgesteld – en dus belastingvrij – worden als er sprake is van een tijdelijk verblijf. Jouw werknemer moet dan een zogenaamde ambulante werknemer zijn. Dat is het geval als jouw werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist of als hij/zij doorgaans één keer per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats reist.

Behalve aan ambulante werknemers kun je ook de tijdelijke verblijfkosten gericht vrijgesteld vergoeden aan een werknemer die om zakelijke redenen (nog) niet bij de plaats van het werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of als de werknemer nog in de proeftijd zit.

Het is toegestaan om voor de vergoeding van de tijdelijke verblijfkosten aan te sluiten bij de onbelaste verblijfkostenvergoedingen die ambtenaren op dienstreis kunnen krijgen. Je mag dat doen voor werknemers die vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Verder is vereist dat je dezelfde vergoedingen toekent als volgens de cao Rijk en ook dezelfde voorwaarden hanteert. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de minimale verblijfsduur en de in de cao Rijk genoemde hoogte van de vergoedingen.

De vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen zijn momenteel:

De vergoeding 10.2 cao Rijk betreft de vergoedingen vanaf 1 januari 2026. Het deel daarvan dat gericht vrijgesteld is, wordt door de Belastingdienst gepubliceerd in het Handboek Loonheffingen. De in de tabel hierboven opgenomen gericht vrijgestelde bedragen zijn ontleend aan het Handboek Loonheffingen 2025. Het Handboek Loonheffingen 2026 was bij publicatie van deze Special Lonen nog niet gepubliceerd.

Ook voor buitenlandse dienstreizen geldt dat aangesloten moet worden bij de voorwaarden en bedragen in de cao Rijk (zie onderdeel 10.3 van de cao Rijk). De berekening van de bedragen voor buitenlandse dienstreizen is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Een overzicht vindt je in bijlage 6 van de cao Rijk.

Wel of geen loonheffing bij outplacement

Een outplacementtraject begeleidt een werknemer van zijn huidige baan naar een andere baan. Je kunt met jouw werknemer afspreken dat je de kosten van het outplacementtraject betaalt. Of hierover loonheffing verschuldigd is en zo ja wanneer, is afhankelijk van de feiten en omstandigheden.

Outplacement tijdens de dienstbetrekking

Loopt de werknemer het outplacementtraject door terwijl hij nog bij jou in dienst is, dan kun je gebruikmaken van een gerichte vrijstelling. Je betaalt hierover dan geen loonheffing en je hoeft ook geen gebruik te maken van jouw vrije ruimte.

Outplacement na de dienstbetrekking

Betaal je het outplacementtraject voor jouw werknemer nadat hij bij je uit dienst is, dan kun je de gerichte vrijstelling niet toepassen, volgens de Belastingdienst. Het outplacementtraject vormt dan namelijk loon uit vroegere dienstbetrekking. De gerichte vrijstelling geldt daarvoor niet.

Outplacement bij vaststellingsovereenkomst

Aan de Belastingdienst zijn vragen gesteld over twee situaties waarin een werkgever en een werknemer een vaststellingsovereenkomst sloten tot beëindiging van het dienstverband:

• In de ene situatie werd afgesproken dat de werknemer recht had op een outplacementtraject na uitdiensttreding, startte dit outplacementtraject ook pas na uitdiensttreding en werden de facturen ook pas na uitdiensttreding voldaan.
• In de andere situatie was de afspraak dat de werknemer recht had op een outplacementtraject als de werknemer binnen drie maanden na het einde van het dienstverband geen nieuw werk gevonden had.

De Belastingdienst heeft geantwoord dat in beide situaties het genietingsmoment van het outplacementtraject gelegen is ná uitdiensttreding omdat pas ná uitdiensttreding recht was op het outplacementtraject. In dat geval vormt dit outplacementtraject loon uit vroegere dienstbetrekking en kan de gerichte vrijstelling niet worden toegepast.

Andere afspraken maken?

De werkgevers in de hiervoor beschreven situaties moeten, naast de kosten van outplacement, ook de loonheffing hierover dragen. Als zij dit van tevoren hadden geweten, hadden ze wellicht andere afspraken met de werknemer gemaakt.

Denk daarbij aan het al starten van het outplacementtraject tijdens de dienstbetrekking (zorg dan wel dat alle facturen ook al tijdens de dienstbetrekking zijn betaald). Of aan het maken van de afspraak dat de werkgever een bedrag vergoedt voor outplacement, waarbij de eventuele loonheffingen voor rekening van de werknemer zijn.

Cafetariaregeling kan kostenneutraal

Met een zogenaamde cafetariaregeling kun je vastleggen dat werknemers brutoloon ruilen voor een vergoeding voor bepaalde in die regeling vastgelegde doelen. Als voor zo’n doel een gerichte vrijstelling voor de loonheffingen geldt, kan het brutoloon netto uitbetaald worden, omdat de gericht vrijgestelde vergoeding daarvoor in de plaats gekomen is. Jouw werknemer kan het gehele geruilde bedrag voor het doel inzetten.

Geldt er geen gerichte vrijstelling, dan kun je het uitgeruilde doel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte, mits dit voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium. Ook in zo’n geval kan het brutoloon netto uitbetaald worden. Je kunt als werkgever dan echter wel tegen belastingen aanlopen. Dit is het geval als het totaal aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat je aanwijst in de vrije ruimte in een jaar hoger is dan het bedrag van jouw vrije ruimte. In zo’n geval betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

In beginsel keurt de Belastingdienst een uitruil binnen een cafetariaregeling niet goed als de ruil leidt tot een voorzienbaar nadelige transactie voor de werknemer. De Belastingdienst heeft in april 2024 echter bevestigd dat je bij de uitruil van brutoloon in een cafetariaregeling wel rekening mag houden met een eventuele eindheffing voor de werkgever als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte. Je kunt daarom met jouw werknemer afspreken dat je een lager bedrag uitruilt, zodat de uitruil ook voor je als werkgever kostenneutraal verloopt.

Voorbeeld
In een aan de Belastingdienst voorgelegde casus wilde een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 onder de cafetariaregeling € 600 uitgeven voor het leasen van zonnepanelen. De werkgever had uitgerekend dat de werknemer hiervoor € 740 brutoloon moest inleveren om dit kostenneutraal te laten verlopen voor de werkgever. Bij inleveren van € 740 brutoloon en ontvangst van een nettovergoeding van € 600 in ruil daarvoor, hield de werknemer netto € 171 meer over dan zonder de ruil.

De Belastingdienst had geen probleem met deze ruil, waarin de werkgever in feite gecompenseerd werd om het een en ander voor de werkgever kostenneutraal te houden.