Wanneer is een koud drankje op de werkvloer belastingvrij?

Het is zomer en de temperaturen lopen op. Je medewerkers zullen een koud drankje of ijsje op prijs stellen. Maar hoe zit het fiscaal ook alweer. Wanneer mag je dit belastingvrij aanbieden?

Werkplek

Als je je personeel op de werkplek trakteert, hoeft je personeel hierover geen belasting te betalen. De werkplek is een ruim begrip, want alle ruimtes waarvoor je als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk bent, vallen eronder. Een ijsje of colaatje in bijvoorbeeld je kantine of op kantoor is dus onbelast.

Betaal zelf

Betaalt je personeel de verfrissing zelf en vergoed je de kosten, dan is de vrijstelling niet van toepassing. Zorg er dus voor dat je de factuur zelf betaalt om belastingheffing te voorkomen.

Werkkostenregeling

Je kunt er ook voor kiezen een fris extraatje onder te brengen in de werkkostenregeling, WKR. Bijvoorbeeld als je na het werk met je personeel iets gaat drinken op een terrasje in de buurt. Houd er dan rekening mee dat je met al je personeelsvoorzieningen in het jaar binnen de vrije ruimte blijft. Schiet je hier overheen, dan betaal je als werkgever namelijk 80% belasting over het meerdere. Een ander aandachtspunt is de gebruikelijkheid. Geef je meer dan € 2.400 aan een werknemer per jaar aan zaken of vergoedingen in de vrije ruimte? Dan zul je, voor het gedeelte boven de € 2.400 aannemelijk moeten maken dat deze zaken of vergoedingen gebruikelijk zijn. Lukt dat niet, dan mag je de WKR niet toepassen.

Voorbeeld
Je loonsom is € 600.000. Je vrije ruimte bedraagt dan € 400.000 x 2% + € 200.000 x 1,18%, ofwel € 8.000 + € 2.360 = € 10.360. Je hebt dit bedrag dit jaar al besteed aan vergoedingen en verstrekkingen. Stel dat je met je personeel buiten de deur iets gaat drinken voor in totaal € 450 en je brengt dit onder in de WKR. Je betaalt dan € 450 x 80% = € 360 belasting via de eindheffing.

Aftrekbaar van de winst

De kosten van verfrissingen voor je personeel zijn aftrekbaar van de winst als ze belast zijn en deels aftrekbaar als ze onbelast zijn. Deze kosten worden dan namelijk aangemerkt als ‘gemengde kosten’ en dus is vanwege het privévoordeel een deel niet aftrekbaar. Betaal je over je winst inkomstenbelasting, dan is 20% van de kosten niet aftrekbaar. Je mag er ook voor kiezen om een vast bedrag van € 5.700 niet af te trekken.

Een rekensom leert dat dit alleen voordelig is als je totale gemengde kosten in 2025 meer dan € 28.500 bedragen. Betaal je vennootschapsbelasting, dan is 26,5% van de kosten niet aftrekbaar. Ook nu mag je ervoor kiezen een vast bedrag aan kosten niet in aftrek te brengen. Dit bedrag is € 5.700 of 0,4% van je loonsom als dit meer is.