Belastingdienst verduidelijkt gebruikelijkheidseis binnen de WKR

De Belastingdienst heeft in oktober 2025 een vernieuwde versie van het Handboek Loonheffingen uitgebracht. In diverse hoofdstukken wordt nu extra duidelijk gemaakt dat vergoedingen en verstrekkingen alleen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) kunnen vallen als ze voldoen aan de zogenoemde gebruikelijkheidseis.

Vrije ruimte

Jouw vrije ruimte bedraagt in 2025 2% van je totale fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven. In beginsel kun je alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je doet aan werknemers aanwijzen in de vrije ruimte. De werknemer betaalt dan geen loonbelasting. Je betaalt alleen een eindheffing van 80% voor zover het totaal van aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hoger is dan jouw vrije ruimte.

Bepaalde zaken niet in de vrije ruimte

Je kunt niet alles aanwijzen in de vrije ruimte. Bepaalde zaken moet je verplicht bij jouw werknemer belasten. Dit geldt bijvoorbeeld voor een auto van de zaak of het rentevoordeel van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente aftrekbaar is in de inkomstenbelasting.

Gebruikelijkheidseis

Daarnaast mag je alleen die zaken aanwijzen in de vrije ruimte die voldoen aan de gebruikelijkheidseis. De Belastingdienst verduidelijkt dit in een nieuwe versie van het Handboek Loonheffingen van oktober 2025.

Je voldoet aan de gebruikelijkheidseis als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst verduidelijkt waar je dan in ieder geval naar moet kijken, te weten:

de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan;
de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen;
wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
de vraag of tariefvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties.

Let op!

Voldoe je niet aan de gebruikelijkheidseis? Dan mag je het deel van de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling dat niet meer dan 30% afwijkt wel in de vrije ruimte aanwijzen. Het bedrag boven deze 30%-grens moet je dan echter individueel belasten bij de werknemer.

€ 2.400

De beoordeling of iets voldoet aan de gebruikelijkheidseis is niet altijd eenvoudig. Om discussie over elke euro met de Belastingdienst te voorkomen, kun je gebruikmaken van de doelmatigheidsmarge van € 2.400. Tot een bedrag van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst de zaken namelijk in alle redelijkheid als gebruikelijk. In alle redelijkheid betekent dat het loon van de werknemer bijvoorbeeld niet lager mag worden dan het wettelijk minimumloon of bij een stagiair.

Tip!

Bepaalde vergoedingen, verstrekking en terbeschikkingstellingen zijn gericht vrijgesteld of op nihil gewaardeerd. Deze zaken verlagen je vrije ruimte dan niet.