3 maart 2026

Belastingvrije vergoedingen tijdelijke verblijfkosten 2026

Tijdelijke verblijfkosten zijn uitgaven die werknemers maken tijdens zakelijke reizen. Onder bepaalde voorwaarden kun je deze kosten belastingvrij vergoeden. Daarbij kun je mogelijk aansluiten bij de vergoedingen die ambtenaren belastingvrij ontvangen tijdens een dienstreis.

Belastingvrije tijdelijke verblijfkosten

De vergoeding van de tijdelijke verblijfskosten kan alleen belastingvrij als voldaan wordt aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling. Jouw werknemer moet dan een zogenaamde ambulante werknemer zijn. Dat is het geval als jouw werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist of als hij doorgaans één keer per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats reist.

De gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten kan ook gelden in de situatie dat een werknemer om zakelijke redenen (nog) niet bij de plaats van het werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of als een werknemer nog in de proeftijd zit.

Aansluiten bij vergoeding ambtenaren op dienstreis

Het is toegestaan om voor de vergoeding van de tijdelijke verblijfkosten aan te sluiten bij de onbelaste verblijfskostenvergoedingen die ambtenaren op dienstreis kunnen krijgen.

Je mag dat doen voor werknemers die met dezelfde soort kosten worden geconfronteerd als ambtenaren op dienstreis. Dat is aannemelijk als sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden als ambtenaren op dienstreis. Er moet ook sprake zijn van een dienstreis. Zo zal bijvoorbeeld voor een bouwvakker die voor een periode van vier weken werkzaam is op een project, geen sprake zijn van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden.

Verder is vereist dat je vergoedingen onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde fiscale gevolgen toekent aan uw werknemers als volgens de cao Rijk. Dit betekent overigens niet dat je ook alle vergoedingen moet betalen die de cao Rijk voorschrijft of in dezelfde mate. Je moet hierbij meer denken aan bijvoorbeeld de minimale verblijfsduur en de in de cao Rijk genoemde hoogte van de vergoedingen.

Vrijgestelde bedragen binnenlandse dienstreizen 2026

De vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen zijn in 2026:

Betaalbewijzen en werkelijke kosten

Uit de voorwaarden komt onder meer naar voren dat een ambtenaar die de kosten van de dienstreis declareert geen betaalbewijzen hoeft bij te voegen van bovenstaande uitgaven.

Je kunt deze kosten daarom ook aan jouw werknemer vergoeden, zonder dat deze een factuur of betaalbewijs hiervan overlegt. Uiteraard moet wel aannemelijk worden gemaakt dat de werknemer daadwerkelijk voor het werk heeft gereisd en overnacht.

Ook moet de werknemer daadwerkelijk kosten maken. Voor een werknemer die (nagenoeg) geen kosten maakt, kun je niet aansluiten bij de gerichte vrijgestelde vergoeding in de cao Rijk.

Buitenlandse dienstreizen 2026

Ook voor buitenlandse dienstreizen geldt dat aangesloten moet worden bij de voorwaarden en bedragen in de cao Rijk (zie onderdeel 10.3 van de cao Rijk). De berekening van de bedragen voor buitenlandse dienstreizen is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Een overzicht vindt je in bijlage 6 van de cao Rijk.