13 januari 2022

Lonenspecial: werkkostenregeling

De vrije ruimte in de werkkostenregeling is in 2022 weer beperkt. De vrije ruimte was in 2020 en 2021 verruimd vanwege de coronacrisis.

Werkkostenregeling

Via de werkkostenregeling kan een werkgever zijn personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft de werkgever in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt ook de werkgever geen belasting. Overschrijdt hij de vrije ruimte, dan betaalt hij 80% belasting via de eindheffing. Wel moet rekening gehouden worden met de gebruikelijkheidstoets.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets betekent dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Over bedragen tot € 2.400 per werknemer per jaar doet de fiscus niet moeilijk. Tot deze grens wordt er in beginsel van uitgegaan dat de vergoedingen en verstrekkingen aan het personeelslid gebruikelijk zijn geweest.

Omvang vrije ruimte

De vrije ruimte bedraagt dit jaar 1,7% (2021: 3%) van de loonsom tot € 400.000. Over het meerdere is de vrije ruimte 1,18%.

Andere wijzigingen 2022

Binnen de werkkostenregeling zijn er verder weinig wijzigingen. In 2020 is de verklaring omtrent gedrag (VOG) als nieuwe gericht vrijgestelde vergoeding geïntroduceerd. Dit jaar is de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding nieuw en is de berekening van de vaste reiskostenvergoeding aangepast.

Concernregeling 2022

Als je meerdere bv’s hebt en de werkkostenregeling gebruikt, kun je onder voorwaarden de concernregeling toepassen. Er is sprake van een concern voor de WKR als:

• een werkgever een belang van ten minste 95% in een andere werkgever heeft.
• een andere werkgever een belang van ten minste 95% in een werkgever heeft.
• een derde een belang heeft van ten minste 95% in een werkgever en daarnaast een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.

Concernregeling

De concernregeling in de WKR betekent dat een concern de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar mag optellen. Pas als alle vergoedingen en verstrekkingen van het concern de totale vrije ruimte van het concern te boven gaan, moet er belasting worden betaald.

Nadeel voor concerns
Voor het concern in het geheel wordt de vrije ruimte bepaald op 1,7% (2021: 3%) van de eerste € 400.000 van de totale loonsom van het concern en op 1,18% over het meerdere. Je mag niet uitgaan van de vrije ruimte per onderdeel van het concern.

Voorbeeld 2022
Een concern van vijf bv’s met ieder een loonsom van € 1.000.000 heeft in totaal een vrije ruimte van 1,7% x € 400.000 + 1,18% x € 4.600.000 = € 61.080. De vrije ruimte van iedere bv apart bedraagt 1,7% x € 400.000 + 1,18% x € 600.000 = € 13.880. Voor alle bv’s samen is de totale vrije ruimte zonder toepassing van de concernregeling dus 5 x € 13.880 = € 69.400, oftewel € 8.320 meer.

Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten

Vanwege corona wordt er veel thuisgewerkt. Per 2022 mag je jouw werknemers hiervoor een onbelaste vergoeding geven. Daar staat tegenover dat de bestaande ruime vergoeding voor kosten van het woon-werkverkeer beperkt wordt.

Thuiswerkvergoeding € 2 per dag

Het bedrag dat je sinds 1 januari jongstleden aan thuiswerkers belastingvrij mag verstrekken, is € 2 per dag. Het bedrag is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Vaste thuiswerkvergoeding

Je dient met jouw werknemer afspraken te maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken zijn de basis voor de vaststelling van de door jou onbelast te vergoeden reis- en thuiswerkkosten. Als jij en je werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, dan kun je op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten kan gegeven worden met toepassing van de zogenoemde 214-dagenregeling.

Reiskostenvergoeding

Anders dan in 2021 kun je vanaf dit jaar jouw werknemers enkel nog een reiskostenvergoeding geven voor de dagen dat zij daadwerkelijk naar een vaste werkplek reizen. Deze vergoeding kan gegeven worden op basis van de werkelijk gemaakte kilometers, maar ook kun je een vaste vergoeding toekennen met toepassing van de 214-dagenregeling.

214-dagenregeling

De 214-dagenregeling is met ingang van dit jaar versoberd. Vanaf dit jaar dient een vaste thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, herrekend te worden als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen onderscheidenlijk een dag per week naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt.

Pas vergoedingen aan

Het is raadzaam tijdig met jouw personeel of ondernemingsraad rond de tafel te gaan zitten om te kijken hoe de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding naar tevredenheid van alle partijen kunnen worden aangepast. Het voortzetten van de regeling voor vergoeding van reiskosten vanwege het woon-werkverkeer terwijl thuis wordt gewerkt, betekent dat deze kosten vanaf dit jaar belast zijn of aangewezen moeten worden als eindheffingsloon.

Arbovrijstelling

Een bureau, een bureaustoel en verlichting voor een werkkamer thuis mag je op grond van de Arbovrijstelling ook in 2022 onbelast blijven vergoeden of verstrekken als:

• de arbovoorzieningen samenhangen met jouw verplichtingen op grond van de Arbowet, én
• jouw werknemer de voorziening (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte thuis, én
• jouw werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor die arbovoorzieningen, én
• de inrichting van de thuiswerkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Voldoe je aan deze voorwaarden, dan geldt een zogenaamde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Dat houdt in dat je deze voorzieningen belastingvrij aan jouw werknemer kunt vergoeden. Ze gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR.

Luxere versie

Stel dat jouw werknemer, om te voldoen aan de arbovoorwaarden, een koptelefoon nodig heeft van € 100. De kosten hiervan kun je dan onbelast aan jouw werknemer vergoeden. Wil de werknemer een luxer model aanschaffen van bijvoorbeeld € 250? Dan is de eerste € 100 nog steeds onbelast, omdat je daarmee aan de arbovoorwaarden voldoet. Het restant (€ 150) valt echter niet onder de gerichte vrijstelling.

Aanwijzen in de vrije ruimte

Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de arbovoorziening onbelast te vergoeden. Je kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang je nog voldoende vrije ruimte hebt, blijft ook het luxere deel dan onbelast.

Tot slot

Lees ook onze andere artikelen van de lonenspecial. Heb je vragen over een van de onderdelen van dit nieuwsartikel? Onze salarisadviseurs helpen je graag op weg. Neem gerust contact met ons op om jouw situatie voor te leggen.