Loonheffing bij personeelsfeest: op de zaak of elders?

Wanneer je een feest organiseert voor je personeel, moet je er rekening mee houden dat dit mogelijk als loon wordt beschouwd voor de loonheffingen. Of dit het geval is, hangt af van de locatie van het feest en de keuzes die je maakt.

Feest op de zaak

Organiseer je een feest op de zaak, dan is dat over het algemeen voor de loonheffingen de goedkoopste optie. Voor drinken en borrelhapjes, eventuele huur van tafels en stoelen of de kosten van een optreden van een band hoef je namelijk niets tot het loon van je werknemers voor de loonheffingen te rekenen.

Let op

Als op het feest ook een maaltijd genuttigd wordt, moet je in 2025 wel € 3,95 per maaltijd tot het loon van de werknemer rekenen. Neemt de werknemer ook zijn partner mee, dan tel je 2 x € 3,95 tot het loon van je werknemer.

Werkkostenregeling

Meestal kiezen werkgevers er echter voor om het maaltijdforfait aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De werknemers betalen dan geen belasting hierover. Jij als werkgever misschien wel, maar dat is afhankelijk van de hoogte van de vrije ruimte en de overige eindheffingsloonbestanddelen die in 2025 aangewezen worden in die vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over de overschrijding.

Feest elders

Organiseer je het feest elders, bijvoorbeeld in een bar of restaurant, dan vormen alle kosten die je maakt loon voor je werknemers voor de werkelijke kosten. Je kunt de maaltijd dan dus niet ‘afkopen’ voor € 3,95 per werknemer. Ook de kosten voor bijvoorbeeld een band die je dan inhuurt, vormen loon voor je werknemers.

Tip!

Houd je een feest elders, dan kun je ervoor kiezen om de kosten aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Je werknemers betalen dan geen belasting en jij betaalt alleen belasting als je in 2025 je vrije ruimte overschrijdt.

Let op!

Om aan te kunnen wijzen als eindheffingsloon moeten de kosten overigens wel gebruikelijk zijn. Maak je ongebruikelijke kosten die een vergelijkbare werkgever niet zou maken voor vergelijkbare werknemers, dan kan de Belastingdienst met een beroep op de gebruikelijkheidstoets de aanwijzing in de vrije ruimte weigeren.