13 februari 2025

Nieuwe manier van melden: werknemer uit Oekraïne digitaal bij UWV aanmelden vanaf 10 maart

Vanaf 10 maart 2025 verandert de manier waarop werkgevers een nieuwe werknemer uit Oekraïne moeten melden bij het UWV. De melding gaat dan volledig digitaal via het werkgeversportaal van UWV.

Een werknemer uit Oekraïne heeft onder bepaalde voorwaarden geen werkvergunning nodig om in Nederland te werken. De werkgever moet de werknemer wel bij UWV aanmelden.

Geen werkvergunning nodig

Als een werkgever een werknemer uit Oekraïne in dienst neemt, hoeft de werkgever geen werkvergunning aan te vragen als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• De werknemer valt onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming van de Europese Unie.
• De werknemer heeft een arbeidsovereenkomst.
• De werknemer heeft een burgerservicenummer (BSN).
• De werknemer heeft een geldig paspoort, identiteitsbewijs of reisdocument.

De werkgever moet controleren of het paspoort, identiteitsbewijs of reisdocument echt en geldig is op edisontd.nl

Bij twijfel neemt de werkgever contact op met de Koninklijke Marechaussee of een ID-desk via het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten (ECID).

Oekraïense werknemer

Een Oekraïense werknemer valt tot 4 maart 2026 onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming van de Europese Unie. Dit is de datum tot wanneer een werknemer met de Oekraïense nationaliteit in Nederland mag werken zonder werkvergunning. Hierover heeft de werknemer een brief van de IND gekregen.

De brief van de IND moet een werknemer met de Oekraïense nationaliteit altijd kunnen laten zien. Samen met de sticker of het pasje (O-document) dat de vluchteling eerder heeft gekregen van de IND.

Permanente Oekraïense verblijfsvergunning

Een werknemer met een permanente Oekraïense verblijfsvergunning, valt tot 4 maart 2026 onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming. Dit staat in de sticker of het pasje (O-document) dat de werknemer krijgt van de IND. De werknemer mag tot deze datum zonder werkvergunning in Nederland werken.

Werknemer uit Oekraïne aanmelden

Als een werkgever een werknemer uit Oekraïne in dienst neemt die valt onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming, moet de werkgever de werknemer bij ons aanmelden. Dit kan met het formulier ‘Melden tewerkstelling van een tijdelijk beschermde werknemer uit Oekraïne’.

Digitaal melden vanaf 10 maart

Met ingang van 10 maart 2025 wijzigt de manier om een nieuwe werknemer uit Oekraïne te melden. Melden gaat dan volledig digitaal via het werkgeversportaal van UWV. Je hebt hiervoor eHerkenning met een machtiging voor de dienst ‘Tewerkstelling’ nodig. Het meldingsformulier per post versturen is dan niet meer mogelijk.

Twee dagen nadat de werkgever deze melding gedaan heeft, kan de werknemer starten met werken.

Wijziging doorgeven

Een werkgever die een werknemer uit Oekraïne in dienst heeft die valt onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming, moet bij ons de volgende wijzigingen in het dienstverband melden:

• De werknemer uit de Oekraïne blijft langer of korter in dienst.
• De werknemer uit de Oekraïne krijgt een andere functie.

Dit doe je met het formulier ‘Doorgeven wijziging bij tewerkstelling van een tijdelijk beschermde werknemer uit Oekraïne’. Andere wijzigingen hoeft de werkgever niet aan ons door te geven.

Tijdelijke Oekraïense verblijfsvergunning

Een werknemer uit Oekraïne met een tijdelijke Oekraïense verblijfsvergunning mag gebruikmaken van de rechten die horen bij de Richtlijn Tijdelijke Bescherming van de Europese Unie. Bijvoorbeeld werken, hulp bij geldzaken en opvang door de gemeente. Hoe lang derdelanders gebruik mogen maken van deze rechten is nog onduidelijk. Als de rechter hierover op 4 maart 2025 nog geen uitspraak heeft gedaan, stoppen de rechten op die dag.

Oekraïense uitzendkracht

De werkgever hoeft een uitzendkracht uit Oekraïne niet bij UWV aan te melden. Het uitzendbureau meldt de uitzendkracht bij UWV aan.

De voorwaarden om zonder werkvergunning bij een werkgever te werken, zijn voor een uitzendkracht uit Oekraïne hetzelfde als voor een werknemer uit Oekraïne.

Oekraïense stagiair

Een stagiair uit Oekraïne mag voor een opleiding stagelopen bij een werkgever als de stagiair onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming van de Europese Unie valt. De werkgever hoeft de stagiair niet bij UWV aan te melden. Wel moet de werkgever met de stagiair en de onderwijsinstelling een stageovereenkomst afspreken.

Oekraïense freelancer of zelfstandige

Als een werkgever een opdracht geeft aan een zelfstandige (zzp’er) of een freelancer uit Oekraïne moet de werkgever een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen.

Bron: Werkvergunning Oekraïner op UWV.nl