16 januari 2025

Onbelaste vergoedingen tijdelijke verblijfkosten 2025

Kosten die werknemers maken tijdens zakelijke reizen – de tijdelijke verblijfkosten – kun je onder voorwaarden onbelast vergoeden aan je werknemers. Voor de hoogte van deze bedragen kun je wellicht aansluiten bij de bedragen die ambtenaren onbelast krijgen als ze op dienstreis zijn.

Gerichte vrijstelling 

De vergoeding van de verblijfskosten kan alleen gericht vrijgesteld – en dus belastingvrij – worden als er sprake is van een tijdelijk verblijf. Jouw werknemer moet dan een zogenaamde ambulante werknemer zijn. Dat is het geval als jouw werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist of als hij/zij doorgaans 1 keer per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats reist.

Behalve aan ambulante werknemers kun je ook de tijdelijke verblijfkosten gericht vrijgesteld vergoeden van een werknemer die om zakelijke redenen (nog) niet bij de plaats van het werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of als de werknemer nog in de proeftijd zit.

Ambtenaren op dienstreis 

Het is toegestaan om voor de vergoeding van de tijdelijke verblijfkosten aan te sluiten bij de onbelaste verblijfkostenvergoedingen die ambtenaren op dienstreis kunnen krijgen. Je mag dat doen voor werknemers die vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Verder is vereist dat je dezelfde vergoedingen toekent als volgens de cao Rijk en ook dezelfde voorwaarden hanteert. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de minimale verblijfsduur en de in de cao Rijk genoemde hoogte van de vergoedingen.

Vrijgestelde bedragen binnenlandse dienstreizen 2025 

De vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen zijn in 2025:

Uit de voorwaarden komt onder meer naar voren dat een ambtenaar die de kosten van de dienstreis declareert geen betaalbewijzen hoeft bij te voegen van bovenstaande uitgaven. Je kunt deze kosten daarom ook aan jouw werknemer vergoeden zonder dat deze een factuur of betaalbewijs hiervan overlegt. Uiteraard moet wel aannemelijk worden gemaakt dat de werknemer daadwerkelijk voor het werk heeft gereisd en overnacht.

Buitenlandse dienstreizen 2025 

Ook voor buitenlandse dienstreizen geldt dat aangesloten moet worden bij de voorwaarden en bedragen in de cao Rijk (zie onderdeel 10.3 van de cao Rijk). De berekening van de bedragen voor buitenlandse dienstreizen is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Een overzicht vind je in bijlage 6 van de cao Rijk.