11 april 2023

Waar moet je als werkgever op letten bij verlofuren?

De vakantieperiode komt in zicht. Voor jou als werkgever handig om te weten waar je op moet letten bij verlofuren. Zo voorkom je discussies en mogelijke hoge kostenposten bij uitdiensttreding.

Belang van registeren van verlof

Als werkgever is het van belang om de verlofdagen van jouw werknemers goed te registeren. Iedere werknemer bouwt namelijk verlofdagen op. Door het correct en adequaat registeren van opgebouwde en opgenomen verlofdagen heb je inzicht en kun je voorkomen dat werknemers enorm hoge verlofsaldo’s opbouwen. Met het inzicht (via ons salaris- HRM-pakket) kun je jouw werknemers immers zorgvuldig informeren over het saldo. Je hebt als werkgever een vergaande zorg- en informatieplicht, zodat je werknemers daadwerkelijk en bijtijds hun vakantieverlof opnemen. Vakantiedagen vervallen of verjaren namelijk niet zomaar en dat kan bij uitdiensttreding voor een forse kostenpost zorgen. Hier zijn de meeste werkgevers zich lang niet altijd van bewust. Het gerechtshof in Den Haag heeft in 2018 al geoordeeld dat bepaalde wettelijke vakantiedagen zelfs niet kunnen verjaren na vijf jaar.

Veel gestelde vragen

De HRM-adviseurs van Omnyacc krijgen regelmatig vragen over verlof. Hoe zit het met het vervaltermijn? En is het bij uitdiensttreding noodzakelijk om het grote restant aan verlofdagen uit te betalen? Ook na een periode van arbeidsongeschiktheid? Hieronder vind je het antwoord op deze veel gestelde vragen.

Hoe zit het met de opbouw van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen?

Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar iedere werknemer in Nederland jaarlijks recht op heeft. Het gaat hierbij om vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Als een werknemer fulltime werkt heeft hij jaarlijks dus recht op vier volledige weken vakantie. Bovenop de wettelijke vakantiedagen worden door sommige werkgevers extra dagen toegekend. Dit worden dan de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd.

Hoe zit het met het verval van wettelijke vakantiedagen en de verjaring bovenwettelijke dagen?

Hoofdregel
Wettelijke vakantiedagen die de werknemer niet heeft opgenomen, vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer ze heeft opgebouwd. Wettelijke vakantiedagen die in 2022 zijn opgebouwd, vervallen dus per 1 juli 2023. Bij de cao of in de schriftelijke arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn zijn overeengekomen.

Uitzondering
De vakantiedagen vervallen echter niet als de werknemer in deze periode niet in staat was om vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld omdat hij arbeidsongeschikt was en niet kon re-integreren of omdat hij veel moest overwerken). Voor déze wettelijke vakantiedagen geldt de verjaringstermijn van vijf jaar.

Bovenwettelijke vakantiedagen
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn vijf jaar geldig. Na deze verjaringstermijn vervallen deze vakantiedagen. Dit houdt dus in dat de aanspraak op opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen over 2022 verjaart op 1 januari 2028.

Wat doe je met het verlof tijdens ziekte?

Is jouw werknemer arbeidsongeschikt? Dan bouwt hij gedurende deze periode in beginsel wettelijke verlofdagen op. Als een werknemer tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid op vakantie gaat dan dienen er daarom ook verlofdagen te worden opgenomen. Een bedrijfsarts kan (op medische grond) beoordelen of de geplande vakantie het herstel van de werknemer niet in de weg staat. Zorg dat je duidelijke en schriftelijke afspraken met je werknemer maakt over verlof tijdens arbeidsongeschiktheid.

Hoe werkt de zorg- en informatieplicht en wat zijn de must rondom een correct verlofsaldo?

Als werkgever moet je je werknemers schriftelijk, nadrukkelijk, tijdig en aantoonbaar wijzen op het individuele verlofsaldo en de daarvoor geldende verval- of verjaringsafspraken. Het gaat dan om de termijn waarbinnen vakantiedagen moeten worden opgenomen én wat de gevolgen zijn als dat niet tijdig gebeurt. Het is bovendien de verantwoordelijkheid van werkgevers om aan te tonen wat het correcte verlofsaldo van werknemers is. Een ondeugdelijke verlofadministratie komt in beginsel ook voor risico van de werkgever. Als een werknemer stelt dat het door de werkgever genoemde verlofsaldo niet klopt, is de werkgever verplicht om gemotiveerd aan te geven hoe (de berekening van) het verlofsaldo tot stand is gekomen. Des te belangrijker om het verlof correct te registreren, bijvoorbeeld via ons salaris-HRM-pakket.

Herhaaldelijk informeren over verval is noodzakelijk

In de rechterlijke uitspraken wordt benadrukt dat een enkele keer waarschuwen over het verval van wettelijke dagen niet genoeg is. Dat geldt ook voor de verjaring van bepaalde wettelijke dagen, die net als bovenwettelijke dagen een verjaringstermijn van vijf jaar kennen. De werkgever moet de werknemer regelmatig op het verval wijzen. Als hij dat niet doet, dan vervallen of verjaren de vakantiedagen niet.

Tot slot

Heb je vragen over de opbouw en het verval van verlofuren van jouw werknemers? Of ben je benieuwd hoe je verlof het beste kunt registreren? En wat jouw zorg- en informatieplicht is? Onze HRM-adviseurs adviseren je graag. Neem gerust contact met ons op.