11 juli 2024

Zomerse bedrijfsuitjes en bijeenkomsten organiseren

Met de vakantie in zicht en zonnig weer op komst, organiseren veel werkgevers bedrijfsuitjes of gezellige bijeenkomsten op kantoor voor hun personeel. Wat zijn de mogelijkheden binnen de werkkostenregeling dit jaar?

Wel of niet op de werkplek?

Voor het antwoord op die vraag is om te beginnen van belang waar de activiteit gehouden wordt. Vindt het bedrijfsuitje plaats op de werkplek – je organiseert bijvoorbeeld een borrel of barbecue in jouw lunchruimte of op jouw parkeerterrein dat hoort bij jouw kantoor –, dan gelden andere regels dan als het bedrijfsuitje elders plaatsvindt.

Werkplek: consumpties vrij en maaltijd belast

Verstrek je consumpties tijdens het feestje op de werkplek, zoals frisdrank of een biertje met wat borrelhapjes, dan zijn deze onbelast voor de loonheffingen. Verstrek jij tijdens jouw personeelsfeestje echter ook een maaltijd, zoals een barbecue, dan is de maaltijd voor het normbedrag van € 3,90 (2024) per persoon belast voor de loonheffingen. Wil je niet dat jouw personeel zelf over die maaltijd belasting moet betalen, dan kun je de maaltijd ook onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Niet op de werkplek: consumpties en maaltijden belast

Bij een bedrijfsuitje dat niet op de werkplek plaatsvindt, zoals een bezoekje aan bijvoorbeeld een pretpark of een barbecue bij een horecagelegenheid, is de waarde ervan volledig belast voor de loonheffingen. Dit betekent dat jouw werknemer loonheffingen moet betalen over de kosten van entree, de consumpties, de maaltijd en de reis ernaartoe, als hiervoor bijvoorbeeld een bus wordt gehuurd. Je moet dan uitgaan van het factuurbedrag inclusief btw.

Wil je jouw personeel hiervoor niet zelf belasten, dan kun je ook de kosten van een dergelijk uitje onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Dit zal echter al snel in de papieren lopen, dus houdt hier de vrije ruimte goed in de gaten. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over de overschrijding.

Kosten partners en kinderen werknemers

Mag jouw personeel bij het bedrijfsuitje ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Dan moet je bij een feestje op de werkplek waarbij ook een maaltijd verstrekt wordt, ook voor de partners en kinderen € 3,90 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd. Betaalt de werknemer de loonheffing, dan wordt de € 3,90 voor de partner en de kinderen bij de werknemer meegenomen. Wijs je het feestje toe aan de vrije ruimte van de WKR, dan komt dus voor elke partner en kind ook € 3,90 ten laste van de vrije ruimte.

Vindt het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaats, dan betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als je de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet je alle kosten toewijzen. Je mag dus niet de kosten van de partner en kinderen daarvan uitsluiten.

Dga

De dga die op de loonlijst van de werkmaatschappij staat, loopt gewoon mee in de hiervoor beschreven regels. Een dga is immers ook een werknemer.

Dat is anders voor de dga die in zijn holding op de loonlijst staat en via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,90 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over deze € 3,90. De holding kan er ook voor kiezen deze € 3,90 onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.