Administratieve verwerking werkkostenregeling

Heb je gebruikgemaakt van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)? Zorg dan dat de administratie op orde is. Anders loop je het risico dat de zaken die je daarin onderbrengt, belast worden bij jouw werknemer.

Aanwijzen

Binnen de WKR bestaat de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onder te brengen in de vrije ruimte. Dit is belastingvrij zolang het totaal binnen de vrije ruimte blijft. Daarboven ben je als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Om gebruik te maken van de vrije ruimte moet je desbetreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wel vooraf aanwijzen aan die vrije ruimte.

Doe je dat niet, dan is jouw werknemer hierover loonheffing verschuldigd.

Vormvrij

Het is niet expliciet vastgelegd hoe je moet aanwijzen aan de vrije ruimte. Zo'n aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit arbeidsrechtelijke afspraken of uit de vastlegging hiervan in de administratie.

Goedkeuring: aanwijzing in het kalenderjaar

Om discussie te voorkomen over de vraag of aanwijzing vooraf heeft plaatsgevonden, gaat de Belastingdienst ervan uit dat aanwijzing heeft plaatsgevonden als de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet bij de werknemer in de loonheffing heeft betrokken.

Deze zogenaamde goedkeuring voor de aanwijzing geldt alleen gedurende het kalenderjaar. De Belastingdienst gaat er dus in 2022 nog van uit dat bijvoorbeeld vergoedingen die je in 2022 niet bij jouw werknemers in de loonheffing betrekt, zijn aangewezen aan de vrije ruimte. Heb je deze aanwijzing in 2023 echter nog niet geregeld, dan worden de vergoedingen alsnog in 2022 bij jouw werknemers in de loonheffing betrokken.

Per abuis niet in loonheffing bij werknemer

De goedkeuring geldt niet als uit andere gegevens naar voren komt dat het jouw bedoeling was om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling bij de werknemer in de loonheffing te betrekken, maar je dit per abuis niet hebt gedaan. Je kunt dan dus niet met terugwerkende kracht alsnog kiezen voor aanwijzing aan de vrije ruimte.

Goedkeuring: gerichte vrijstelling

Voldoet een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de voorwaarden en grensbedragen voor een gerichte vrijstelling? Dan gaat de Belastingdienst er ook van uit dat aanwijzing aan de vrije ruimte heeft plaatsgevonden.

Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het altijd aan te raden om gewoon vooraf aan te wijzen aan de vrije ruimte. Is dat per abuis niet gebeurd, dan kun je je beroepen op de goedkeuringen. Controleer in ieder geval tegen het einde van het kalenderjaar of je aan jouw aanwijzingsplicht hebt voldaan. Hiermee voorkom je dat je alsnog loonheffing bij jouw werknemers moet inhouden.