16 juli 2024

De CSRD, wat kan ik ermee?

Een stappenplan voor de mkb-ondernemer

De Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD) verplicht grote ondernemingen om te rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties, zowel van hun eigen activiteiten als die van hun partners in de waardeketen. Dit betekent dat zelfs als jouw bedrijf niet direct onder de CSRD-regels valt, je er via jouw ketenpartners, leveranciers, opdrachtgevers of de bank toch mee te maken krijgt. Dit vormt een grote uitdaging voor alle betrokken partijen. Het belangrijkste advies is daarom: begin op tijd met de eerste stappen. Als je nog niet bent begonnen, is het dringende advies om nu te starten met de voorbereidingen.

Europa streeft naar een energieneutrale, duurzame economie in 2050 om de wereld leefbaar te houden voor volgende generaties. Daarvoor zijn allerlei maatregelen in werking gesteld, waaronder de nieuwe EU-wet, de Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD). Waar de een het ervaart als een last, ervaart de ander het juist als een kans. Duidelijk is dat grote bedrijven niet meer wegkomen met loze beloftes (greenwashing) en dus transparant moeten zijn over hun duurzaamheidsprestaties. Niet alleen terugblikkend, maar ook vooruitziend, concreet onderbouwd met data.

De controlegrenzen van de CSRD

Of jouw bedrijf onder de CSRD-wetgeving valt, is vanaf boekjaar 2025 het geval als jij voldoet aan twee van de drie criteria:
- Minimaal 250 fte personeelsleden
- Minimaal € 50 miljoen omzet
- Minimaal € 25 miljoen balanstotaal

Rapporteren volgens de ESRS

Als je CSRD-plichtig bent, dan betekent dit dat jij moet gaan rapporteren over jouw duurzame prestaties en wel volgens de standaarden van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). In totaal zijn er twaalf ESRS-standaarden met bijna 1200 datapunten.

De heel grote bedrijven, zoals Philips, Heijmans en NS, rapporteren dit jaar al volgens de CSRD. Voor de volgende groep geldt dat over boekjaar 2025 (zie tijdlijn). Dat lijkt nog ver weg, maar uit ervaring blijkt dat het inregelen van de CSRD wel één tot twee jaar in beslag neemt, afhankelijk van waar jij staat in jouw duurzame ontwikkeling, de mate van digitalisering en beschikbare mensen en middelen. Wanneer jij hier als bedrijf in 2024 mee begint, dan kun je al vergelijkingsdata laten zien in 2025 en in een ‘CSRD-light’-verslag laten zien dat jij duurzaamheid serieus neemt. De stakeholders kunnen daar dan weer op reageren, zodat jij in het eerste (CSRD-verplichte) jaar 2025 kunt aantonen dat jij als bedrijf hierop al acteert en een nog ‘beter’ verslag hebt. Binnen de CSRD is er veel aandacht voor inzicht in risico’s en impact, het opstellen en beschikbaar maken van beleid, het stellen van doelen en het meten van vooruitgang. De standaarden richten zich daarbij niet enkel op de eigen onderneming. Ze vereisen ook dat bedrijven informatie uit en over hun waardeketen verzamelen en publiceren.

Van een breder perspectief naar focus op materiële onderwerpen

In totaal zijn er dus zo’n 1.200 datapunten waarover gerapporteerd kan worden. Gelukkig hoef je niet over al die punten te rapporteren. Via de dubbele materialiteitsanalyse bepaal je welke ESG-thema’s (Environment, Social en Governance) het relevantst zijn voor jouw bedrijfsvoering en belanghebbenden (stakeholders). Per thema vereisen de standaarden beleid, actieplannen, doelen en prestaties.

De dubbele materialiteitsanalyse help je om focus aan te brengen op de (duurzame) thema’s die er echt toe doen. Dit gaat twee kanten op (vandaar het woord ‘dubbel’): welke impact hebt jouw business op de wereld (bijvoorbeeld CO2-emissies, verlies van biodiversiteit, geluidsoverlast) en welke impact hebt de wereld op jouw business (bijvoorbeeld locatie in een zero-emissiezone, watertekort of -overlast, personeelstekort door krappe arbeidsmarkt)? Het gaat dus om zowel de impactmaterialiteit (inside-out-benadering) als de financiële materialiteit (outside-in-benadering), waarbij een ESG-thema materieel is als het al aan een van de twee voldoet.

Wie betrek je wel of niet

Om het bredere perspectief goed in kaart te brengen, is het van belang dat jij weet wie jouw belanghebbenden (stakeholders) zijn en over welke thema’s deze partijen geïnformeerd willen worden. Belanghebbenden zijn klanten, medewerkers, leveranciers, banken, maar denk ook aan de lokale leefomgeving, gemeente, media of belangenorganisaties. Jij bepaalt zelf wie jij meeneemt in dit proces. De CSRD zegt ook niets over het aantal dat jij moet raadplegen. Wat wel belangrijk is, is dat je de belanghebbenden die de meeste impact ondervinden van jouw bedrijfsactiviteiten meeneemt in de analyse. Daarnaast is de keuze van wat jij met welke stakeholders gaat bespreken ook belangrijk. Met je medewerkers gaat het bijvoorbeeld over de werk-privébalans, veiligheid, diversiteit & inclusiviteit en gelijke beloning. Met klanten gaat het bijvoorbeeld om de herkomst van producten en diensten, kinderarbeid of dierenleed, mogelijkheden om klachten te adresseren of hulp te krijgen, eerlijke marketing en communicatie. Je kunt hiervoor een enquête uitsturen naar alle groepen stakeholders, maar je mag ook een interactieve sessie organiseren waarbij jij het A4-blad met materiële onderwerpen (zie verderop) toetst.

Materiële onderwerpen verschillen per sector

Wat voor het ene bedrijf een materieel onderwerp is, doet er voor een ander bedrijf helemaal niet toe. Dit hangt af van jouw bedrijfsmodel, kernactiviteiten en in welke sector je verkeert. Voor een bouwbedrijf is ‘fairtrade’-koffie in de koffieautomaat natuurlijk goed, maar niet materieel. In de bouw draait het om materialenpaspoorten van bouwmaterialen, circulair oogsten bij renovatieprojecten en/of over de CO2- en stikstofuitstoot bij nieuwbouwprojecten en om veiligheid en duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Terwijl voor een bedrijf dat koffie produceert en verkoopt ‘eerlijke’ koffie wel degelijk een materieel onderwerp is. Verder geldt min of meer: hoe complexer de business, des te meer materiële onderwerpen en dus hoe uitdagender het kan zijn om daar in lijn met de CSRD over te rapporteren. Het goede nieuws is dat veel bedrijven al de nodige aandacht besteden aan duurzaamheidsaspecten. Als dat ook voor jouw bedrijf het geval is, hoef jij gelukkig niet op ‘0’ te beginnen.

Binnen nu en twee jaar worden vanuit de wetgeving (EFRAG) nog sectorspecifieke standaarden verwacht. Bovendien komen er proportionele standaarden voor de beursgenoteerde mkb-ondernemingen die ingaan vanaf boekjaar 2026 (afkorting: LSME). Mkb-ondernemingen zonder beursnotering kunnen ook vrijwillig gebruik gaan maken van de proportionele standaarden (afkorting: VSME). Deze standaarden zijn in concept beschikbaar.

Nadat de materiële thema’s zijn vastgesteld, moet jij per onderwerp risico’s en kansen inventariseren, beleid en acties beschrijven, doelen stellen en rapporteren over prestaties.

Hoe ziet het CSRD-proces eruit?

Het onderstaande proces biedt een overzicht voor bedrijven die toewerken naar de CSRD-verplichting en voor bedrijven die vrijwillig willen rapporteren over ESG-prestaties.

De eerste stap in het proces, inventarisatie, gaat over de voorbereidingen. Hoe pak jij dat het beste aan?

Zeven simpele stappen om snel te beginnen met de inventarisatie

1. Stel een team samen. Gezien de brede scope van CSRD en de ESG-impact die voortvloeit uit diverse activiteiten van jouw bedrijf, is het samenstellen van een team met een gezonde mix van expertise en kennis vanuit verschillende hoeken van de organisatie vereist. Wijs daarnaast een collega aan die projectmanager is van het CSRD-project. Het is belangrijk dat deze collega voldoende statuur en invloed heeft binnen de organisatie. Dit is essentieel om de nodige veranderingen te bewerkstelligen om straks te kunnen voldoen aan de CSRD.
2. Beleg een kick-off waarbij onder andere kennis wordt gedeeld om het CSRD-team bekend te maken met de CSRD en de dubbele materialiteitsanalyse. Zorg dat het onderwerp CSRD een vast punt wordt op het managementoverleg om betrokkenheid van de directie en het managementteam te houden.
3. Oriënteer je door middel van externe bronnen. Lees bijvoorbeeld een paar jaarverslagen van organisaties binnen jouw sector. Een goede bron om deze verslagen te vinden, is duurzaamheidsverslag.nl. Check ook de (dubbele) materialiteitsanalyse: welke materiële onderwerpen komen iedere keer terug en wat rapporteren ze daarover (doelstellingen, KPI’s en acties)? Ook brancheverenigingen bieden steeds vaker dit soort informatie aan. Zij beschouwen ook vaak trends, wetgeving en ontwikkelingen op landelijk niveau of zelfs op wereldschaal.
   Hierna begin jij met het inventariseren van het bedrijfsprofiel, de waardeketen, de stakeholders en de huidige duurzaamheidsinitiatieven.
4. Creëer een bedrijfsprofiel en maak duidelijk wat de toegevoegde waarde is voor belanghebbenden en de samenleving. Jij beschrijft met andere woorden jouw organisatie en waar de impacts liggen. In dit bedrijfsprofiel geef je inzicht in het bedrijfsmodel van de onderneming, welke producten worden geleverd, welke bronnen de onderneming daarvoor nodig heeft, welke reststromen de onderneming genereert en uiteindelijk welke waarde dat toevoegt.
5. Breng de waardeketen in kaart. Het ESRS-raamwerk vereist echter niet alleen rapportage over de impacts van de eigen activiteiten van de organisatie, maar ook over de impacts die in de waardeketen worden veroorzaakt. Maak een schematische tekening van de waardeketen, beginnend met de directe partners (leveranciers, klanten) en werk vandaaruit de keten in beide richtingen verder uit.
6. Stakeholders identificeren: weet wie jouw belanghebbenden (stakeholders) zijn. Je krijgt al een goed beeld van wie dit zijn en welke onderwerpen bij hen spelen door intern informatie op te halen. Je kunt het ESRS-framework gebruiken als praatplaat. Wil je weten wat er in de sector of bij concurrenten speelt? Ga dan in gesprek met jouw verkopers of juist bij de inkopers. Wil je weten wat er leeft onder de medewerkers? Maak een afspraak met HRM. Wil je weten waar banken en investeerders naar vragen? Vraag het jouw financieel directeur. Wil je weten hoe de media over jouw sector schrijft of welke duurzame thema’s steeds weer terugkomen? Check dan jouw marketingcommunicatiemedewerker. Besluit welke stakeholders jij meeneemt in de dubbele materialiteitsanalyse. Door de juiste stakeholders te betrekken bij het identificeren van relevante onderwerpen en prioriteiten, worden de belangen van zowel jouw bedrijf als de samenleving beter vertegenwoordigd.
7. Inventariseer tot slot de huidige duurzaamheidsinitiatieven, waaronder certificeringen. Deze certificeringen hebben vaak al een directe link met de standaarden van de CSRD, de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Denk aan ISO 14001, de CO2-prestatieladder en Lean & Green voor bijvoorbeeld ESRS E1 Klimaatverandering. Analyseer welke onderwerpen door certificeringen al geraakt worden.

Als jij deze stappen hebt doorlopen, ben je klaar voor de volgende fase in het proces naar een CSRD-rapportage: de dubbele materialiteitsanalyse.

Zo ziet een dubbele materialiteitsanalyse eruit: voorbeeld Nationale Spoorwegen (NS)
De NS heeft de de materiële thema's in het jaarverslag over 2023 met de stakeholders herijkt en vervolgens verrijkt met concrete doelen en resultaten.

Draai het om: CSRD, wat kan ik ermee?

Natuurlijk is voldoen aan de CSRD een flinke klus, maar het komt er nu eenmaal aan en het gaat niet meer weg. Als je de CSRD eenmaal omarmd hebt, zul je zien dat het wel degelijk meerwaarde creëert voor jouw bedrijf, bijvoorbeeld omdat je een breder beeld krijgt van wat er speelt in jouw sector door in gesprek te gaan met verschillende stakeholders met verschillende belangen. En, waar jij eerst twijfelde over duurzame investeringen omdat jij daardoor duurder zou zijn dan concurrenten, kan het – door de transparantie waar de CSRD voor zorgt – juist nieuwe business genereren. Er is in ieder geval genoeg bewijs van koplopers die inmiddels een gezond duurzaam verdienmodel hebben ontwikkeld. Sterker nog, deze bedrijven komen gemakkelijker aan financiering (met een gunstige rente), hebben zeer gemotiveerd personeel en een sterke reputatie bij hun leveranciers en klanten. Zij weten hun relevantie aan te tonen en bieden meer kans op bedrijfsopvolging. Dus draai het om en zie het als een kans: CSRD, dit kan ik ermee!

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.