Sterk! voor ondernemers
Echt alles onder één dak
Sinds 1930
7.000 klanten gingen je voor

9 juni 2021

Digitale bewaarplicht

Staat jouw archief of online database ook vol met administratie van veel jaren? Heel goed, want je bent verplicht je financiële administratie 7 jaar te bewaren. Door de vergaande digitalisering heeft de Belastingdienst de fiscale eisen rondom de digitale bewaarplicht toegelicht. 

Gegevens raadplegen

De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile

De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie

Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.

Papieren documenten niet bewaren

Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op!

Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Heb je vragen over de digitale bewaarplicht? Wij adviseren je graag. Neem gerust contact met ons op.

Speciaal voor jou

UITGELICHT

Hoelang moet je je financiële administratie bewaren?

Hoelang moet je je financiële administratie bewaren?

Staat jouw archief of online database ook vol met administratie van veel jaren? Heel goed, want je bent verplicht je financiële administratie 7 jaar te bewaren. Dit is de fiscale bewaarplicht. Zo kan de Belastingdienst de administratie controleren wanneer zij een aangifte niet vertrouwd of documentatie opvragen voor een onderzoek bij een van jouw zakenpartners of leveranciers. Maar let op, voor sommige documenten geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Welke documenten zijn dit? Hoe zit het als je je financiële administratie uitbesteed of als je je bedrijf beëindigt?
Financiële administratie

Financiële administratie

Het digitaliseren van jouw financiële administratie levert inzicht en tijd op. Wil jij ook 24/7 inzicht in jouw cijfers? Wij helpen je graag.
Belastingadviseur

Belastingadviseur

  • Den Helder
  • 32-40 uur per week
  • WO Fiscaal Recht / Fiscale Economie 
Relatiebeheerder

Relatiebeheerder

  • Heerhugowaard
  • 32-40 uur
  • HBO-BE/Accountancy
Exact

Exact

Het online boekhoudprogramma waarmee je tijd overhoudt om te ondernemen
Werving en selectie

Werving en selectie

Kwalitatief goed personeel is het belangrijkste kapitaal van jouw organisatie. Het werven en selecteren van de juiste werknemers is erg belangrijk.