Hoelang moet je je financiële administratie bewaren?

Staat jouw archief of online database ook vol met administratie van veel jaren? Heel goed, want je bent verplicht je financiële administratie 7 jaar te bewaren. Dit is de fiscale bewaarplicht. Zo kan de Belastingdienst de administratie controleren wanneer zij een aangifte niet vertrouwd of documentatie opvragen voor een onderzoek bij een van jouw zakenpartners of leveranciers. Maar let op, voor sommige documenten geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Welke documenten zijn dit? Hoe zit het als je je financiële administratie uitbesteed of als je je bedrijf beëindigt?

FINANCIELE ADMINISTRAITE: 7 OF 10 JAAR BEWAREN?

De basisgegevens van je financiële administratie die je 7 jaar lang moet bewaren zijn:

het grootboek
de debiteuren- en crediteurenadministratie
de voorraadadministratie
de in- en verkoopadministratie
de loonadministratie
computerprogramma’s en –bestanden, deze programma's en bestanden moeten bij een controle kunnen worden gebruikt.

Het maakt geen verschil of je jouw administratie op papier of digitaal bewaart.

Administratief medewerker

Rhona Wessels

"Je kunt afspraken maken met de Belastingdienst over een kortere bewaartermijn."

Je bent verplicht om de volgende administraties 10 jaar te bewaren:

Onroerende zaken
Elektronische diensten
Administraties van radio- en televisieomroepdiensten
Administraties van telecommunicatiediensten

Welke diensten dit precies zijn kun je vinden op de website van de Belastingdienst.

Hoe zit het met andere documenten en de bewaartermijn? In dit overzicht heb je alles op een rij.

HOE MOET IK MIJN ADMINISTRATIE BEWAREN?

Je bent verplicht de administratie te bewaren in de originele staat. Een digitale factuur mag je niet afgedrukt bewaren. Een papieren factuur mag je wel scannen en digitaal bewaren vanwege het vervagen ervan. Houd er rekening mee dat de digitale versie van je papieren factuur of bonnetje een volledige weergave moet zijn van het origineel.

Wanneer je je administratie uitbesteed aan derden blijf je als ondernemer altijd verantwoordelijk voor de bewaarplicht van je eigen administratie. Zorg dat je zelf het origineel in bezit houdt.

Let op!
Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over de vorm van bewaren, digitaal of op papier, en hoe gedetailleerd je dit moet doen. Dit leggen zij schriftelijk vast.

Persoonsgegevens van klanten mag je vanwege de AVG niet bewaren in je digitale database of archief. De persoonsgegevens van werknemers mag je wel bewaren wanneer dit verplicht is, zoals bij het aannemen van personeel.

MEER INFORMATIE OVER DIGITALISEREN VAN JE ADMINISTRATIE

Je financiële administratie heb je overal bij de hand wanneer je dit proces digitaliseert. Ook hoef je je nooit zorgen te maken over het bewaartermijn. Daarnaast levert het geld en tijd op. Benieuwd hoe je hiermee start?

We leggen het je uit

ALTIJD BIJ JOU IN DE BUURT

Als Omnyacc zijn we altijd in de buurt. Grote kans dat je ons zelfs bij jou om de hoek vindt, want wij werken met maar liefst 220 medewerkers vanuit acht kantoren in de regio. Bewust. Wij vinden het fijn als onze klanten ook zonder afspraak makkelijk bij ons binnen kunnen lopen. Onze klanten komen het meest uit de regio. Wel zo fijn! Je praat, toch letterlijk, dezelfde taal. Zit jij met een ondernemerskwestie en zoek je ondersteuning? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Wij durven te stellen dat we op praktisch alle ondernemersvragen antwoord kunnen geven. Zo kun jij maximaal focussen op ondernemen. Tot snel?