Belastingvrij werkkleding verstrekken: regels en voorwaarden

Als jij je personeel kleding of werkkleding wilt aanbieden, kan dit onder bepaalde voorwaarden belastingvrij. De Belastingdienst heeft onlangs de regels hierover geüpdatet en aangevuld in een handreiking voor adviseurs, die ook voor werkgevers handig is om te kennen.

Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen

Als je als werkgever kleding of werkkleding vergoedt of verstrekt aan jouw werknemer, is dit meestal belast als loon. De kleding of werkkleding wordt dan eigendom van de werknemer. Belastingheffing kan dan worden voorkomen door de kleding of werkkleding onder te brengen in de werkkostenregeling, mits voldaan wordt aan de hiervoor geldende voorwaarden.

Wordt kleding of werkkleding ter beschikking gesteld, dan blijft deze eigendom van jou als werkgever.

Wat is werkkleding?

Kleding die bijna alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals de jasschort van een slager, is werkkleding. Ook kleding die nodig is voor het behoorlijk kunnen vervullen van het werk mét het bedrijfslogo met een oppervlakte van minstens 70 cm2 is werkkleding. Verder is kleding die aantoonbaar achterblijft op het werk aan te merken als werkkleding. Ook kleding die men moet vergoeden, verstrekken of ter beschikking moet stellen volgens de Arbowet is werkkleding, mits de werknemer hier geen vergoeding voor betaalt.

Redelijkheid

In de handreiking is toegevoegd dat voor het ter beschikking stellen van werkkleding sprake moet zijn van redelijkheid. De Belastingdienst beoordeelt per geval of hiervan sprake is. Uiteraard kan een werkgever dit oordeel voorleggen aan de rechter, als hij het met dit standpunt oneens is.

Voorwaarden werkkleding aangevuld

De Belastingdienst heeft verder de voorwaarden met betrekking tot werkkleding aangevuld. Zo is toegevoegd dat kleding als werkkleding kan worden aangemerkt, als deze aantoonbaar achterblijft op de werkplek. Dit komt onder meer voor bij kledingwinkels, waar men door het dragen van de te verkrijgen kleding de verkoop ervan hoopt te bevorderen.

Let op!

Werkgevers moeten op grond van de Arbowet dan wel zorgen voor gescheiden kleedruimtes voor mannelijk en vrouwelijk personeel.

Uniform of overall

Verder is aangevuld dat een uniform of overall als werkkleding kan worden aangemerkt en dat kleding die volgens de Arbowet wordt voorgeschreven en wordt vergoed, verstrekt of ter beschikking wordt gesteld, ook als werkkleding kwalificeert.

Let op!

Als een groep werknemers dezelfde kleding draagt die ook buiten de werkplek een associatie oproept met een bedrijf of beroep, is er ook sprake van een uniform. Zo heeft de rechter in het verleden beslist dat dit gold voor de kleding van werknemers van een hamburgerketen.

Voorbeeld verduidelijkt

Tenslotte is een voorbeeld verduidelijkt van kleding die verplicht achterblijft op de werkplek. Als je hier vragen over hebt, neem dan contact op met een van onze adviseurs.