10 oktober 2024

Eindejaarstips voor werkgevers 2024

Handhaving op schijnzelfstandigheid, rapportageplicht van de CO2-uitstoot van jouw personeel en de mogelijkheden binnen de WKR. Dit en meer tips voor de werkgever lees je hier.

1. Handhaving op schijnzelfstandigheid

Op 1 mei 2016 is de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (Wet DBA) ingevoerd. De handhaving van de Wet DBA blijft in principe vooralsnog achterwege, maar dat gaat veranderen.

De Belastingdienst gaat vanaf 1 januari 2025 weer handhaven op schijnzelfstandigheid. Er is sprake van schijnzelfstandigheid als een zelfstandige (zzp’er) in de praktijk verkapt in dienst is bij een opdrachtgever.

Het kabinet heeft begin september 2024 aangekondigd dat er een overgangsregeling komt: een jaar waarin werkgevers en werkenden nog geen vergrijpboete krijgen als zij kunnen aantonen dat zij stappen zetten tegen schijnzelfstandigheid. Echter als er sprake is van kwade trouw of een aanwijzing hiertoe, zal de Belastingdienst wel handhaven.

Daarnaast beoordeelt de Belastingdienst vanaf 6 september 2024 geen nieuwe modelovereenkomsten meer. Bestaande overeenkomsten verlengt de Belastingdienst niet meer. Bestaande modelovereenkomsten worden gedurende de resterende looptijd gerespecteerd. De zekerheid die aan modelovereenkomsten kan worden ontleend, is als gevolg van rechterlijke uitspraken echter afgenomen. Het gaat bij de beoordeling van een arbeidsrelatie – nog meer dan voorheen – over de wijze waarop de arbeid in de praktijk wordt uitgevoerd en veel minder over hoe men dat op papier heeft gezet.

Werkt je met zelfstandigen? 

Controleer voor 1 januari 2025 goed welke afspraken jij met hen hebt gemaakt en hoe je dit hebt vastgelegd. Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken op papier daadwerkelijk aansluiten bij de praktijk. Denk hierbij aan zaken zoals:

• beding dat de zzp’er eigen verzekeringen afsluit (waaronder een aansprakelijkheidsverzekering),
• geef ruimte aan zzp’ers om voor andere opdrachtgevers te werken,
• laat de zzp’er zelf factureren,
• zorg dat de zzp’er zelf verantwoordelijk is voor zijn scholing en opleiding,
• geef de zzp’er de vrijheid om zich te laten vervangen,
• zorg dat zzp’ers zo min mogelijk lijken op werknemers, door ze bijvoorbeeld niet te laten deelnemen aan personeelsuitjes en ze geen kerstpakket te geven.

Er is nieuwe wetgeving aanstaande op grond waarvan bepaald gaat worden of iemand in dienst is of niet. Zoals die wetgeving er nu uitziet, wordt zeer nauw aangesloten bij de manier waarop rechters er nu al naar kijken. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is of de zzp’er zich bezighoudt met kernactiviteiten van de onderneming en/of er ook werknemers zijn die hetzelfde werk doen. Aan het feit dat de zzp’er een eigen onderneming drijft, wordt steeds minder waarde toegekend.

2. Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit voor grote werkgevers

Werkgevers met minimaal 100 werknemers zijn per 1 juli 2024 verplicht om de CO2-uitstoot van hun personeel bij te houden en daarover te rapporteren.

Alle zakelijke reizen van het personeel moeten worden bijgehouden, zowel het woon-werkverkeer als alle overige zakelijke reizen. Op basis van de ingediende gegevens berekent de RVO de CO2-emissie.

Voorlopig geldt alleen de verplichting tot rapportering. Vanaf 2026 kan er aanvullende regelgeving komen als blijkt dat jouw werknemers samen te veel CO2 uitstoten.

Je hebt als werkgever onder meer de volgende gegevens nodig:

• Het totaalaantal kilometers dat jouw werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer.
• Jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Via een digitaal formulier lever je de gevraagde gegevens bij RVO aan. Ook de CO2-berekening wordt via dit digitale formulier gedaan. De rapportage over 2024 moet uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingediend. Voor het digitale formulier heb je minimaal eHerkenning niveau eH2+ met machtiging RVO-diensten nodig.

3. Benut jouw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Benut ook dit jaar jouw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel jouw nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die jij in 2025 wilt vergoeden dan wel verstrekken nog in 2024 kunnen worden vergoed of verstrekt (bij ‘vergoeden’ koopt de werknemer de zaak en betaal je hem terug, bij ‘verstrekken’ koop je de zaak en geef je deze aan de werknemer). Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2024 over is door te schuiven naar 2024.

Dreig je dit jaar de vrije ruimte te overschrijden, overweeg dan het verschaffen van vergoedingen en verstrekkingen uit te stellen tot 2025. Dit is uiteraard alleen voordelig als je in 2025 naar verwachting binnen de vrije ruimte blijft.

Houd rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat jouw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze op zichzelf ongebruikelijk zijn en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het betekent echter niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht.

4. Heroverweeg gebruik concernregeling binnen werkkostenregeling

Heb je meerdere bv’s, dan kun je binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toepassen. Door de concernregeling kan een bv die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere bv binnen hetzelfde concern benutten. Door de grotere vrije ruimte bij een loonsom tot € 400.000 is het gebruik van de concernregeling echter niet altijd voordelig. Als je de concernregeling toepast, kun je namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 1,92% die dit jaar geldt over de eerste € 400.000 van de loonsom. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en je hoeft jouw keuze pas ná 2024 te bepalen.

5. Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met jouw personeel

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. En een bedrijfsfeestje is begin 2025 misschien net zo gezellig als eind 2024. Omdat deze verstrekkingen dan in 2025 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2025.

6. Vorm een voorziening voor een transitievergoeding

Bij onvrijwillig ontslag van een werknemer ben je in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij jou in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt in 2024 maximaal € 94.000 of een bruto jaarsalaris als dit meer is.

Is het redelijk zeker dat jij op niet al te lange termijn een of meer werknemers moet ontslaan, dan kunt je een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Ook moeten de uitgaven hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich in de periode voorafgaand aan de balansdatum hebben voorgedaan en moeten ze ook aan die periode kunnen worden toegerekend. Op deze manier kun je nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst voor zal doen. De hoogte van de voorziening moet je afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen.

7. Vraag tijdig de WBSO aan

Werkgevers die innovatieve activiteiten verrichten, kunnen via de WBSO een fiscale tegemoetkoming krijgen in de vorm van een percentage van de gemaakte kosten. Deze kosten bestaan uit de direct toerekenbare salariskosten plus de overige toerekenbare kosten van innovatie.

Als je innovatieve activiteiten gaat uitvoeren, kun je de WBSO vooraf online aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl). Aanvragen kan in vier periodes per jaar.

8. Wijziging 30%-regeling vanaf 2027

Werknemers die van buiten Nederland worden aangeworven om in Nederland te komen werken, maken veel dubbele kosten (zogenaamde extraterritoriale kosten). Onder voorwaarden mag een werkgever deze kosten onbelast vergoeden. Dat mag op declaratiebasis, waarbij dus de werkelijke (kwalificerende) kosten worden vergoed. Makkelijker (en vaak voordeliger) is het om standaard 30% van de totale beloning onbelast te vergoeden (zonder nader bewijs). De afgelopen jaren zijn veel buitenlandse werknemers in Nederland aan de slag gegaan met deze 30%-regeling.

Vanaf 2025 zou de maatregel worden afgebouwd, maar het kabinet heeft het oorspronkelijke voorstel gewijzigd. Het voorstel is nu om de maximale onbelaste vergoeding op een constant forfait van 27% te stellen per 1 januari 2027. In 2025 en 2026 geldt voor alle naar Nederland gekomen werknemers nog het percentage van 30. Verder wordt de salarisnorm vanaf 2027 verhoogd van € 46.107 (bedrag in 2024) naar € 50.436. De salarisnorm voor naar Nederland gekomen werknemers jonger dan 30 jaar met een mastergraad wordt verhoogd van € 35.048 (bedrag in 2024) naar € 38.338.

Let op! 

Voor werknemers die al vóór 2024 de 30%-regeling toepasten, geldt gedurende de gehele looptijd het percentage van 30. Daarnaast blijft voor hen de oude (geïndexeerde) inkomensnorm gelden. Zij worden dus niet vanaf 2027 geconfronteerd met 27% en een hogere salarisnorm.