Verklaring zakelijk gebruik bestelauto’s beschikbaar per 1 januari 2012

Per 1 januari 2012 geldt een nieuwe regeling in de inkomstenbelasting voor ondernemers (of resultaatgenieters) die een bestelauto van de zaak tot hun beschikking hebben. Voor werknemers en directeur-grootaandeelhouders (DGA) geldt een soortgelijke regeling in de loonheffingen.

Nieuwe regeling ondernemers
De nieuwe regeling geldt voor uitsluitend zakelijk gebruikte bestelauto’s. Je kunt een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ voor de ondernemer indienen als je de bestelauto niet privé gebruikt. Woon-werkverkeer geldt hierbij als zakelijk gebruik. Indiening van de verklaring heeft tot gevolg dat:

je in jouw aangifte inkomstenbelasting geen rekening hoeft te houden met het voordeel van het privégebruik van de bestelauto
je geen rittenregistratie hoeft bij te houden

Groot voordeel ten opzichte van de oude regeling (tot 1 januari 2012) is dus dat je geen rittenregistratie hoeft bij te houden om onder de bijtelling uit te komen.

Nieuwe regeling werknemers en DGA’s
De nieuwe regeling geldt voor uitsluitend zakelijk gebruikte bestelauto’s. Jouw werknemer kan een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen als hij/zij de bestelauto niet privé gebruikt. Woon-werkverkeer geldt hierbij als zakelijk gebruik. Indiening van de verklaring heeft tot gevolg dat:

er geen bijtelling hoeft te worden berekend over het privégebruik van de bestelauto
Jouw werknemer geen rittenregistratie hoeft bij te houden

Groot voordeel ten opzichte van de oude regeling (tot 1 januari 2012) is dus dat je geen rittenregistratie hoeft bij te houden om onder de bijtelling uit te komen.

Voorwaarden
Alleen ondernemers en werknemers die de bestelauto van de zaak niet privé gebruiken, kunnen een verklaring indienen. Zowel jij als ondernemer/werkgever als de werknemer hebben een meldingsplicht om veranderingen rond het zakelijk gebruik van de bestelauto aan de Belastingdienst door te geven. De Belastingdienst houdt onder andere met camera’s toezicht op het gebruik van zakelijke bestelauto’s. Zij kan jou en jouw werknemer vragen het zakelijk karakter van een bepaalde rit op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere locatie aan te tonen.

(Navorderings)aanslag en boete ondernemer
Kun je het zakelijk gebruik niet aantonen? Dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je meer dan 500 kilometer per jaar privé heeft gereden met de bestelauto. Je moet dan alsnog rekening houden met het voordeel uit privégebruik in de aangifte inkomstenbelasting. Je kunt daarnaast een boete krijgen, omdat je niet hebt voldaan aan de meldingsplicht. De boete bedraagt maximaal € 4.920.

Naheffingsaanslag en boete werknemer
Kan jouw werknemer het zakelijk gebruik niet aantonen? Dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat jouw werknemer meer dan 500 kilometer per jaar privé met de bestelauto heeft gereden. Jouw werknemer krijgt een naheffingsaanslag voor de verstreken periode waarin hij de beschikking had over de bestelauto. Jouw werknemer kan daarnaast een boete krijgen van maximaal € 4.920. De naheffingsaanslag en eventuele boete kunnen ook aan jou als werkgever worden opgelegd. Dit kan de Belastingdienst doen als je niet hebt voldaan aan jouw meldingsplicht of als je zelf toestemming hebt gegeven voor het privégebruik van de bestelauto.

Verklaring indienen
Als je zelf een bestelauto van de onderneming uitsluitend zakelijk gebruikt, kun je een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ voor de ondernemer indienen. Dit formulier kun je vinden op de site van de Belastingdienst http://www.belastingdienst.nl/download/3147.html
Je ontvangt daarna een ontvangstbevestiging van de verklaring. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. Je moet de verklaring weer intrekken als je de bestelauto niet meer heeft of privé gaat rijden met de auto.

Gebruikt jouw werknemer een bestelauto uitsluitend zakelijk? Dan kan hij een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' voor de werknemer downloaden op de site van de Belastingdienst, http://belastingdienst.nl/download/3148.html

Jouw werknemer vult het formulier in en levert het door hem/haar ondertekende formulier bij je in. Vervolgens onderteken je het formulier en stuur het op naar de Belastingdienst. Een kopie van het formulier bewaar je bij de loonadministratie. Zowel jij als jouw werknemer ontvangen daarna een ontvangstbevestiging van de verklaring. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. Jouw werknemer moet de verklaring weer intrekken als hij de bestelauto niet meer heeft of privé gaat rijden met de auto.

Niet met terugwerkende kracht
De 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' geldt niet met terugwerkende kracht. Heb jij of jouw werknemer de bestelauto al op 1 januari 2012 ter beschikking en wordt de verklaring pas later ingediend? Dan moet jij of jouw werknemer met een rittenregistratie kunnen bewijzen dat tot de datum van indiening van de verklaring niet meer dan 500 kilometer privé is gereden met de bestelauto. Na de indiening van de verklaring mag helemaal niet meer privé worden gereden met de bestelauto.