3 augustus 2023

Onbelaste reiskostenvergoeding deadline toekenning

Onder voorwaarden konden werkgevers tijdens de coronacrisis onbelaste reiskostenvergoedingen betalen, ook als een werknemer thuiswerkte. Hoe zit dit als de werknemer volgens een cafetariasysteem al de keuze had voor een dergelijke vergoeding?

Doorbetalen reiskostenvergoeding

Een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer kan tot het maximum van thans € 0,21 per km onbelast worden uitbetaald. De vergoeding mag in beginsel worden gebaseerd op 214 reisdagen, als in het jaar minstens 128 dagen naar de werkplaats wordt gereisd. Deze vergoeding mocht tijdens de coronacrisis worden doorbetaald, ook als werknemers vanwege de lockdown geen 128 dagen naar het werk reisden.

Vergoeding toegekend vóór 13 maart 2020

Een belangrijke voorwaarde voor het onbelast mogen doorbetalen van de reiskostenvergoeding was dat deze vergoeding vóór 13 maart 2020 al aan de werknemer moest zijn toegekend. Het doel van deze verruiming lag namelijk in het feit dat werkgevers anders de bestaande reiskostenvergoedingen zouden moeten aanpassen of tot het belaste loon zouden moeten rekenen.

Cafetariasysteem

Onlangs kwam een zaak voor de rechter waarbij een werkgever de onbelaste reiskostenvergoeding had uitbetaald aan werknemers die pas ná 12 maart voor een onbelaste reiskostenvergoeding hadden gekozen op grond van hun cafetariasysteem. Volgens dit systeem konden werknemers voor een deel van hun salaris zelf aangeven in welke vorm ze dit wilden ontvangen, zoals een reiskostenvergoeding.

Geen onwenselijke of ondoelmatige situatie

De rechtbank Noord-Holland was het met de inspecteur eens dat het onbelast uitbetalen van een reiskostenvergoeding in die situatie niet mogelijk was. Als pas ná het bekend worden van de lockdown gekozen werd voor een onbelaste reiskostenvergoeding, kon bij de hoogte ervan namelijk rekening worden gehouden met het feit dat (deels) thuis werd gewerkt. In die gevallen was er dus ook geen sprake van een onwenselijke of ondoelmatige situatie ten aanzien van de reiskostenvergoeding, aldus de rechtbank.

Geen onvoorwaardelijk recht

Volgens de rechtbank bestond er voor de werknemers die pas na 12 maart 2020 kozen voor een onbelaste reiskostenvergoeding ook geen onvoorwaardelijk recht op deze vergoeding. Ze hadden weliswaar een onvoorwaardelijk recht op vergoedingen volgens het cafetariasysteem, maar niet op de doelen waaraan deze vergoedingen besteed konden worden. De eindheffing over een bedrag van ruim drie ton bleef dan ook in stand.