2 februari 2022

Werkkostenregeling 2022

De hoofdpunten op een rij

Voor 1 april vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) over 2021 plaats. Ben je op de hoogte van de invulling van de werkkostenregeling? Weet je welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? Tot welk bedrag je mag gaan? En wat gebeurt er als je het maximale bedrag overschrijdt? Je vindt de antwoorden en meer in dit nieuwsbericht. 

De regels op een rij

Uitgangspunt van de WKR is dat alles wat je aan jouw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die jouw werknemer voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van jouw bedrijf horen (jouw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor);
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (jouw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en je vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor jouw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit jouw eigen bedrijf, voor zover jouw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Voor het toepassen van de WKR is het wel nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt wat jouw werknemers gehad hebben en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.

Vrije ruimte

Binnen de WKR mag je in 2021, net als in 2020, 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor jouw werknemers.

Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je wel loonbelasting, in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die je draagt en dus niet jouw werknemers.

Vanwege corona is de vrije ruimte in 2020 en 2021 3% over de eerste € 400.000 van het fiscaal loon. Is jouw loonsom gelijk gebleven? Dan heb je in 2021 maximaal € 7.200 meer ruimte dan normaal. Met ingang van 2022 is deze extra ruimte er niet meer.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Let op!
Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage uit bruto loon betaalt, bijvoorbeeld met gebruikmaking van een cafetariaregeling. Je mag de werknemer wel laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.

Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van jouw werknemers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij je plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan jouw werknemer en je kunt niet meer op jouw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Tip!
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling heeft aangewezen in de vrije ruimte als je deze niet regulier verloont bij jouw werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit jouw administratie. Uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig voor zover het gaat om gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een realiseerbaar beroep in de toekomst.

Tip!
De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als je jouw werknemer een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kun je onbelast maar € 0,19 p/km geven. Je geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kun je bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag u voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via de eindheffing voor uw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van uw werknemers voor uw rekening te nemen.

Tip!
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad van november 2021 blijkt dat de Belastingdienst haar standpunt aannemelijk kan maken met informatie over hoe andere belastingplichtigen omgaan met een soortgelijk loon.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op!
De ‘werkplek’ is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van een van de werknemers is uitgezonderd. Dit wordt niet aangemerkt als werkplek, behalve voor de arbovoorzieningen. Een zelfstandig deel van de eigen woning met eigen ingang en sanitair kan onder voorwaarden wél weer gelden als werkplek.

Is sprake van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, dan gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen.

Let op!
Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.

Normbedragen

Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2022 € 5,75 en in 2021: € 5,70 per dag), maaltijden op de werkplek (2022: net als in 2021 € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2021 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2022, welke bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2022 moet worden ingediend en afgedragen.

Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit uw administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer, de marktwaarde dus (inclusief btw). Dit kan de inkoopprijs zijn. Vaak zal uw administratie exclusief btw geboekt worden. Gaat u van de inkoopprijs uit? Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.

Tot slot

De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.