31 januari 2020

Advieswijzer Werkkostenregeling 2020

In dit nieuwsartikel gaan wij dieper in op de werkkostenregeling. De afrekening van de werkkostenregeling (WKR) over 2019 moet voor 1 maart weer plaatsvinden. Weet je welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? En weet je tot welk bedrag je mag gaan? En wat gebeurt er als je het maximale bedrag overschrijdt?

Update: Werkkostenregeling 2022

De regels op een rij

Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat je aan jouw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die jouw werknemer voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van jouw bedrijf horen (jouw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor);
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (jouw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en je vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor jouw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit jouw eigen bedrijf, mits jouw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs inclusief btw betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Let op!
Voor de WKR over 2020 is niet langer de consumentenprijs, maar de gebruikelijke verkoopwaarde inclusief btw bepalend voor de bijtelling. Meestal zal deze prijs niet erg ver afwijken van de prijs in vorige jaren, maar zorg dat je het dossier op orde hebt en je vanaf 2020 in beeld hebt wat de normale verkoopwaarde is.

Voor het toepassen van de WKR is het wel nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt wat jouw werknemers gehad hebben en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.

Vrije ruimte

Binnen de WKR mag je maximaal 1,2% belastingvrij van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor jouw werknemers. Dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die je draagt en dus niet jouw werknemers.

Vanaf de aangifte WKR over 2020 geldt een verhoogde vrije ruimte van 1,7% over de eerste € 400.000 van het fiscaal loon. Je hebt dus in 2020 iets meer ruimte. Had je in 2019 ruimte over? Dan is het goed om na te gaan of je nog extra zaken kunt onderbrengen in de WKR.

Tip!
Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoef je geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen en personeelskortingen tot 20% (met een maximum van € 500 per werknemer per jaar) vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Let op!
Een gerichte vrijstelling betekent dat zowel een vergoeding, verstrekking als terbeschikkingstelling onbelast kan. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.

Tip!
Nieuw per 2020 is een gerichte vrijstelling voor verklaringen omtrent gedrag. Voor de bepaling van de WKR over 2019 moet je de vergoedingen voor verklaringen omtrent gedrag nog in de vrije ruimte stoppen. Per 2020 hoeft dat niet meer en zijn deze, mits aangewezen gericht vrijgesteld waardoor ze onbelast blijven.

Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van jouw werknemers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan jouw werknemer en je kunt niet meer op uw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Tip!
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling heeft aangewezen in de vrije ruimte als je deze niet regulier verloont bij jouw werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit jouw administratie.

Tip!
De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als je jouw werknemer een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kun je onbelast maar € 0,19 p/km geven. Je geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kun je bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.

Let op!
Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kun je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en boetes altijd tot het loon van de werknemer.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat jouw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat jouw werknemer deze belastingvrij van jou krijgt en dat je de belasting via eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van jouw werknemers voor jouw rekening te nemen.

Tip!
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad van medio 2019 blijkt dat de Belastingdienst hier te streng mee omgaat en zelf moet bewijzen dat andere werkgevers/werknemers dergelijke voordelen niet krijgen.

Let op!
Een eis met ingang van 2018 is dat wat er in de vrije ruimte valt of als eindheffingsloon telt, redelijk moet zijn. Zo vindt de Belastingdienst het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terechtkomt.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.
Let op!

De 'werkplek' is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van een van de werknemers is uitgezonderd.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt onder het noodzakelijkheidscriterium een gerichte vrijstelling. Met het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling gericht vrijgesteld als deze noodzakelijk is voor het werk.

Tip!
Onder het noodzakelijkheidscriterium kun je een mobiele telefoon, computer of tablet onbelast vergoeden als jouw werknemer deze zaken nodig heeft om zijn werk te doen. Je hoeft dan ook geen rekening meer te houden met een privévoordeel van de werknemer.

Gerichte vrijstelling voor werkplekgerelateerde voorzieningen

Ook voor geheel of gedeeltelijk op de werkplek te gebruiken arbovoorzieningen en hulpmiddelen geldt een gerichte vrijstelling.

Let op!
Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.

Normbedragen

Er is een aantal normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2019 € 5,55 en in 2020: € 5,60 per dag), maaltijden op de werkplek (2020: net als in 2019 € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Let op!
In de aangifte WKR over 2020 kan de concernregeling voor een nadeel zorgen! De verhoging van de vrije ruimte naar 1,7% over de eerste € 400.0000 fiscale loonsom geldt dan namelijk maar één keer! Doen de verschillende werkgevers los aangifte, dan kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen.

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2018 worden afgedragen bij de aangifte over het eerste tijdvak 2019, welke bij een maandaangifte uiterlijk eind februari 2019 moet worden ingediend en afgedragen.

Tip!
Met ingang van de aangifte over 2020 heb je een tijdvak extra de tijd voor het doen van de aangifte. Bij een maandaangifte mag je de aangifte WKR 2020 dus uiterlijk indienen bij de aangifte van maart 2021.

Let op!
Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte van januari, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit jouw administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gewaardeerd worden op de inkoopfactuur (inclusief btw). Vaak zal jouw administratie exclusief btw geboekt worden. Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.

Tip!
Over het toevoegen van de btw kun je in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat je een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt. Let op: per 2019 is het lage btw-tarief verhoogd van 6 naar 9%. Ga na of dit gevolgen heeft voor het door jou toegepaste gemiddelde tarief en pas dit aan waar nodig.

Tot slot

De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming? Neem dan gerust contact met ons op. Wij adviseren je graag.