25 februari 2022

Duidelijke registratie voor reiskostenvergoedingen

De zakelijke reiskosten die jij als werkgever vergoedt voor jouw werknemers kan grotendeels onbelast. Het is daarvoor wel belangrijk dat je de vergoedingen afdoende onderbouwt, anders riskeer je een naheffing met eventueel een boete.

Reiskosten

Zakelijke reiskosten van jouw personeel kun je veelal belastingvrij vergoeden. Voor reiskosten per auto geldt daarbij de bekende limiet van € 0,19 per kilometer.

Onderbouwing

Je moet de door jou verstrekte onbelaste reiskosten wel goed onderbouwen. Zo moet uit jouw administratie zijn af te leiden voor welke reizen een bepaalde kostenvergoeding is bestemd. Voor de reiskosten in het kader van het woon-werkverkeer kun je daarbij ook gebruikmaken van een forfaitaire regeling, de zogenaamde 128-dagenregeling.

Geen onderbouwing betekent naheffing

Enige tijd geleden kwam een zaak voor de rechtbank in Den Haag, waarbij een schoonmaakbedrijf de aan zijn werknemers betaalde reiskosten niet had onderbouwd. In totaal ging het om onbelaste betalingen ten bedrage van ruim € 150.000. Omdat de onderbouwing ontbrak, volgde een naheffing loonheffingen.

Te weinig cao-toeslag

De inspecteur was er bij de naheffingen vanuit gegaan dat de reiskostenvergoedingen een compensatie vormden voor de onbetaalde cao-toeslagen waarop de schoonmakers recht hadden. Via deze route werd de toeslag onbelast uitbetaald.

Of de cao-toeslagen al dan niet in het loon waren inbegrepen, kon volgens de rechtbank in het midden blijven. Van belang was dat de reiskosten niet waren onderbouwd en daarom ook niet onbelast mochten worden uitbetaald. Ook ontbrak de steekproef die een werkgever moet uitvoeren als hij een vaste vergoeding onbelast wil uitbetalen. Via deze steekproef kan worden aangetoond dat een vergoeding terecht onbelast kan blijven.

Speciaal voor jou

UITGELICHT

Fiets van de zaak en reiskosten
De nieuwe fiscale regeling voor de fiets van de zaak is sinds 1 januari 2020 ingegaan. De regeling is aantrekkelijk door het lage bijtellingspercentage van slechts 7%. Toch zijn er nog vragen: wat is bijvoorbeeld het gevolg voor de reiskostenvergoeding? Dit en meer in dit nieuwsartikel over de fiets van de zaak:
Lees verder
arrow right
Reiskostenvergoeding en thuiswerken
Door de maatregelen die de overheid heeft getroffen om het coronavirus te kunnen indammen, werkt Nederland zoveel mogelijk vanuit huis. Recent is bekendgemaakt dat je een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer gewoon onbelast mag doorbetalen.
Lees verder
arrow right
Belastingadviseur
Ben jij klaar voor een zelfstandige functie waarin jij je expertise voor fiscale advisering kunt laten zien? Bij ons krijg je de kans om een perfecte balans te vinden tussen advies verlenen en nauw contact onderhouden met onze klanten. Wij nodigen je uit om je professionele skills en enthousiasme in te zetten en mee te denken met zowel onze collega's als klanten. 
Lees verder
arrow right
Stimuleringsregelingen innovatie 2025
Innovatie is het sleutelwoord voor de toekomst, want stilstand is achteruitgang. Niet voor niets stimuleert de overheid bedrijven die innoveren met allerlei stimulerings- en financieringsregelingen. Ben je benieuwd of innovatie ook voor jouw onderneming loont?
Lees verder
arrow right
Twinfield
Twinfield is een modern, veilig en bovenal gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma.
Lees verder
arrow right
Basecone
Heb jij ook nog een papieren archief en bonnetjes overal? Helemaal niet gek, want zo doen heel veel ondernemers het nog. Het kan alleen overzichtelijker door het creëren van je eigen digitale kantoor! Basecone is de software die jou als ondernemer kan helpen als het gaat om digitale documentverwerking. Basecone herkent facturen automatisch, doet direct een boekingsvoorstel en heeft koppelingen met diverse boekhoudpakketten. Gun jezelf dit gemak en bespaar tijd met Basecone.
Lees verder
arrow right