17 februari 2023

Werkkostenregeling 2023

Voor 1 april vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) over 2022 plaats. Weet je welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? Tot welk bedrag je mag gaan? En wat gebeurt er als je het maximale bedrag overschrijdt? Je vindt de antwoorden en meer in dit nieuwsbericht.

De regels op een rij

Uitgangspunt van de WKR is dat alles wat je aan jouw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die jouw werknemer voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van jouw bedrijf horen (jouw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor);
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (jouw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en je vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor jouw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit jouw eigen bedrijf, voor zover jouw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Vrije ruimte

Binnen de WKR mag je in 2022 een budget van 1,7% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor jouw werknemers.

Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Voor zover je meer geeft dan in de vrije ruimte past, betaal je wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die je als werkgever draagt en dus niet jouw werknemers.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km in 2022 en € 0,21 in 2023). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van jouw werknemers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan jouw werknemer en je kunt niet meer op jouw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat jouw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat jouw werknemer deze belastingvrij van jou krijgt en dat je de belasting via de eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van jouw werknemers voor jouw rekening te nemen.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Is sprake van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, dan gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen. Dat betekent dus ook dat voorzieningen die normaal zijn op een werkplek op nihil gewaardeerd mogen worden voor de WKR. Denk bijvoorbeeld aan de nihilwaardering voor kleine consumpties of aan de inrichting van de werkplek.

Normbedragen

Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2023 € 6,10 en in 2022: € 5,75 per dag), maaltijden op de werkplek (2023: € 3,55 was in 2022 € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je vooraf de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2022 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2022, welke bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2023 moet worden ingediend en afgedragen.

Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit jouw administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer, de marktwaarde dus (inclusief btw). Dit kan de inkoopprijs zijn, wanneer je onder dezelfde voorwaarden hebt ingekocht als een particulier. Vaak zal jouw administratie exclusief btw geboekt worden. Ga je van de inkoopprijs uit? Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.

Tot slot

De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.