13 januari 2021

Lonenspecial: corona en thuiswerken

In de lonenspecial 2021 tref je de belangrijkste wijzigingen aan op het gebied van personeel- en salarisadministratie. In dit nieuwsartikel gaan wij in op corona en thuiswerken. Zo ben jij weer op de hoogte!

Thuiswerkvergoeding

Omdat werknemers veel meer thuiswerken als gevolg van corona, kunnen werkgevers zich genoodzaakt voelen tegemoet te komen in de kosten die werknemers thuis maken. In deze paragraaf volgt een overzicht van de manier waarop verschillende, veelvoorkomende vergoedingen en verstrekkingen fiscaal behandeld worden.

Pc, mobiele communicatiemiddelen, internet

Computerapparatuur, zoals laptops, printers en dergelijke en mobiele communicatiemiddelen, zoals een smartphone, kan een werkgever belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze naar zijn mening nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de functie. Ook een internetabonnement valt hieronder.

Noodzakelijk?

Bij personeel dat verplicht thuis moet werken, zal in de regel weinig discussie bestaan over de noodzakelijkheid van een laptop en dergelijke. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen zijn bovendien ook vrijgesteld als de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.

Niet vrijgesteld, dan in vrije ruimte

Vergoedt de werkgever iets of stelt hij iets ter beschikking wat niet noodzakelijk is, dan is dit in beginsel belast bij de werknemer. Maar hij kan dit ook onderbrengen in de werkkostenregeling, zodat het onbelast blijft. Alleen als hij dit jaar over de vrije ruimte heen schiet, betaalt hij als werkgever 80% eindheffing.

Einde crisis, en dan?

Als werknemers na de coronacrisis niet meer thuis hoeven te werken, dienen ze ter beschikking gestelde pc’s en dergelijke weer aan de werkgever terug te geven of in privé over te nemen en hier een redelijke vergoeding voor te betalen.

Onderzoek Nibud

Volgens het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) kost thuiswerken zo’n € 2 per dag. Voor werknemers die dit jaar enkele maanden thuiswerken, lopen de kosten dus rap op tot een paar honderd euro. Het betreft onder meer het gebruik van koffie en toilet, energie en afschrijving op het meubilair.

Belastingvrij

De werkgever kan de thuiswerkvergoeding belastingvrij vergoeden als hij deze onderbrengt in de vrije ruimte van de WKR. Anders moet hij er belasting over betalen. Dat kan sowieso als er een zelfstandige werkkamer is met eigen sanitair en een eigen ingang en hij de werknemer bovendien huur betaalt voor het gebruik van de werkkamer. Aan deze voorwaarden zal meestal niet voldaan zijn.

Werkkostenregeling

Vergoedingen en verstrekkingen zijn belastingvrij voor zover ze binnen de zogenaamde vrije ruimte vallen. Deze bedraagt in 2021 1,7% van jouw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Ben je in 2021 meer kwijt aan vergoedingen en verstrekkingen, dan betaal je als werkgever 80% belasting over het meerdere.

Thuiswerkregeling

Stel een thuiswerkregeling op als je het voor bepaalde functies of functiegroepen mogelijk wilt maken om thuis te werken.

Hierin neem je aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook bijvoorbeeld informatie over de wijze van controle. Denk hierbij aan:

• in welke functies of functiegroepen werknemers – gelet op de aard van de functie – mogen thuiswerken.
• het aantal dagen dat een werknemer thuis kan werken.
• de bereikbaarheid van de werknemer en tijdstippen hiervoor.
• hoe de controle op de werkplek plaatsvindt.
• hoe de arbeidsomstandigheden goed blijven en hoe werkgever en werknemer hier mee om moeten gaan.

De thuiswerkregeling kan in het personeelshandboek opgenomen worden. Op basis van jouw instructierecht als werkgever is het niet per se noodzakelijk dat de werknemers instemmen met een dergelijke regeling. Op basis van de thuiswerkregeling kan met de individuele werknemer een thuiswerkovereenkomst worden afgesloten.

Tot slot

Lees ook onze andere artikelen van de lonenspecial. We hebben uitgelicht hoe je jouw werknemers kunt ondersteunen, zodat zij zo goed mogelijk thuis kunnen werken. Heb je nog vragen hoe je dit fiscaal zo goed mogelijk kunt inrichten? Of wil je jouw specifieke situatie voorleggen? Onze belastingadviseurs hebben alle kennis in huis om jou verder te helpen. Neem gerust contact met ons op.

Onze andere artikelen van de lonenspecial:

• Lonenspecial: corona en bijzonderheden werknemer
• Lonenspecial: varia loon- en premieheffing
• Lonenspecial: NOW (Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid)
• Lonenspecial: overige corona-actualiteiten voor werkgevers
  
• Lonenspecial: varia Arbeidsrecht
• Lonenspecial: vervoer
• Lonenspecial: werkkostenregeling
• Lonenspecial: Wet tegemoetkomingen loondomein
• Lonenspecial: Wet DBA