17 januari 2023

Lonenspecial 2023: werkkostenregeling

Via de werkkostenregeling kan een werkgever zijn personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft de werkgever in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt ook de werkgever geen belasting. Overschrijdt hij de vrije ruimte, dan betaalt hij 80% belasting via de eindheffing. Wel moet rekening gehouden worden met de gebruikelijkheidstoets.

Vrije ruimte in 2023 naar 3% over fiscale loonsom van € 400.000

De vrije ruimte in de werkkostenregeling wordt per 1 januari 2023 vastgesteld op 3% over de loonsom tot € 400.000. Daarboven geldt een percentage van 1,18. Deze verhoging geldt alleen voor 2023. In 2024 daalt de vrije ruimte over de fiscale loonsom tot en met € 400.000 weer naar het eerder voorgestelde percentage van 1,92.

Voorwaarden vrije ruimte

Om gebruik te maken van de vrije ruimte, moet je de vergoedingen wel vooraf aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Daarnaast mogen de vergoedingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (de gebruikelijkheidstoets).

Tip!
De beoordeling van de gebruikelijkheidstoets kan lastig zijn. Als tegemoetkoming beschouwt de Belastingdienst alle vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk. Dit bedrag geldt wel in alle redelijkheid. Als het loon van jouw werknemer door gebruik van deze € 2.400 bijvoorbeeld lager wordt dan het wettelijke minimumloon, mag je deze niet gebruiken.

Let op!

Bij toepassing van de concernregeling wordt de vrije ruimte bepaald op 3% van de eerste € 400.000 van de totale loonsom van het concern en op 1,18% over het meerdere. Je mag niet uitgaan van de vrije ruimte per onderdeel van het concern. De concernregeling kan dus alleen voordelig zijn als niet iedere bv binnen het concern de gehele vrije ruimte benut. Het onbenutte deel mag dan immers gebruikt worden door een andere bv binnen het concern.

Tip!
Ga eerst na of de concernregeling nog wel voordelig is voor jou. Je hoeft dit pas uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak van 2024 definitief te beslissen.

Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten

Vanaf 2022 mag je jouw werknemers voor het thuiswerken een onbelaste vergoeding geven. Het bedrag dat je in 2023 aan thuiswerkers belastingvrij mag verstrekken, is € 2,15 per dag (2022: € 2 per dag). Het bedrag is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Vaste thuiswerkvergoeding

Als je een vaste vergoeding voor thuiswerken wilt toekennen, dien je met jouw werknemer afspraken te maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken zijn de basis voor de vaststelling van de vaste onbelaste vergoeding voor reis- en thuiswerkkosten. Als jij en jouw werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, dan kun je op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten kan gegeven worden met toepassing van de zogenoemde 214 dagenregeling (zie paragraaf 3.3).

Tip!

Stel een thuiswerkregeling op als je het voor bepaalde functies of functiegroepen mogelijk wilt maken om thuis te werken.

Hierin neem je aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook bijvoorbeeld informatie over de wijze van controle. Denk hierbij aan:

  • In welke functies of functiegroepen werknemers – gelet op de aard van de functie – mogen thuiswerken.
  • Het aantal dagen dat een werknemer thuis kan werken.
  • De bereikbaarheid van de werknemer en tijdstippen hiervoor.
  • Hoe de controle op de werkplek plaatsvindt.
  • Hoe de arbeidsomstandigheden goed blijven en hoe werkgever en werknemer hiermee om moeten gaan.

Reiskostenvergoeding

De vrijgestelde reiskostenvergoeding voor eigen vervoer is voor 2023 verhoogd naar € 0,21 per kilometer. Voor 2024 wordt de vergoeding verder verhoogd naar € 0,22 per kilometer.

Werknemers mogen enkel een reiskostenvergoeding ontvangen voor de dagen dat zij daadwerkelijk naar een vaste werkplek reizen. Deze vergoeding kan gegeven worden op basis van de werkelijk gemaakte kilometers, maar je kunt ook een vaste vergoeding toekennen met toepassing van de 214 dagenregeling.

214 dagenregeling

Een vaste thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, dient herrekend te worden als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen onderscheidenlijk een dag per week naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt.

Tot slot

Lees ook onze andere artikelen van de lonenspecial. Heb je vragen over een van de onderdelen van dit nieuwsartikel? Onze salarisadviseurs helpen je graag op weg. Neem gerust contact met ons op om jouw situatie voor te leggen.

Disclaimer

Hoewel bij de samenstelling van deze nieuwsbrief de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de nieuwsbrief, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

Speciaal voor jou

UITGELICHT

Lonenspecial 2024
Voor jou als werkgever is het belangrijk om op de hoogte te zijn op het gebied van personeels- en salarisadministratie. In de lonenspecial 2024 vind je de belangrijkste wijzigingen op dit gebied. De lonenspecial is een handig naslagwerk. Zo blijf je op de hoogte van de laatste actualiteiten. Vragen? Neem gerust contact met ons op.
Lees verder
arrow right
Salarisadministratie
Het voeren van een correcte, tijdige en betrouwbare salarisadministratie kijkt nauw. Salarisadministratie, méér dan een loonstrook.
Lees verder
arrow right
Dennis Riem

Dennis Riem

Assistent-accountant

Exact
Het online boekhoudprogramma waarmee je tijd overhoudt om te ondernemen
Lees verder
arrow right
Unit4
Met Unit4 Multivers online heb je jouw financiën altijd onder controle.
Lees verder
arrow right
Lars Pijlman

Lars Pijlman

Assistent-accountant