3 februari 2021

Werkkostenregeling 2021

De hoofdpunten op een rij

De afrekening van de werkkostenregeling (WKR) van 2020 vindt voor 1 maart plaats. Ben je al op de hoogte welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? En tot welk bedrag? En hoe zit het als je het maximale bedrag overschrijdt? Je vindt de antwoorden en meer in dit nieuwsartikel.

De regels op een rij

Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat je aan jouw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die jouw werknemer voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van jouw bedrijf horen (jouw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor)
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (jouw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en je vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor jouw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit jouw eigen bedrijf, voor zover jouw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Voor het toepassen van de WKR is het wel nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt wat jouw werknemers gehad hebben en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.

Vrije ruimte

Binnen de WKR mag je in 2021, net als in 2020, een percentage van 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% (in 2020 was dit 1,2%) van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor jouw werknemers. Dit wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je wel loonbelasting, in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die je draagt en dus niet jouw werknemers.

Vanwege corona is de vrije ruimte in 2020 en 2021 3% over de eerste € 400.000 van het fiscaal loon. Is jouw loonsom gelijk gebleven? Dan heb je dus in 2020 en 2021 maximaal € 7.200 meer ruimte dan in 2019; toen was de vrije ruimte namelijk over de eerste € 400.000 loonsom 1,2%. Had je afgelopen jaar vrije ruimte over? Dan is het goed om na te gaan of je nog extra zaken kunt onderbrengen in de WKR.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke die noodzakelijk voor het werk zijn, vallen onder de gerichte vrijstellingen. Let op! Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage betaalt. Laat je de werknemer dus bijvoorbeeld betalen voor een duurdere mobiele telefoon dan je zelf op het oog had? Dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing en moet je de mobiele telefoon meenemen in de vrije ruimte, ondanks dat de werknemer deze voor het werk gebruikt.

Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van jouw werknemers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan jouw werknemer en je kunt niet meer op jouw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Tip!
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling hebt aangewezen in de vrije ruimte als je deze niet regulier verloont bij jouw werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit jouw administratie. Uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig voor zover het gaat om gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor huidig beroep of realiseerbaar beroep in de toekomst.

Tip!
De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als je jouw werknemer een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kun je onbelast maar € 0,19 p/km geven. Je geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kun je bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.

Let op!
Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kun je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en agressieve en verboden dieren altijd tot het loon van de werknemer.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat jouw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat jouw werknemer deze belastingvrij van je krijgt en dat je de belasting via de eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van jouw werknemers voor jouw rekening te nemen.

Let op!
De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking ‘redelijk’ moet zijn. De Belastingdienst acht het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terechtkomt.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op!
De ‘werkplek’ is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van een van de werknemers is uitgezonderd.

Let op!
Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek van een werknemer niet op nihil gewaardeerd mogen worden. Je kunt wel gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor gereedschap, computers en dergelijke en de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zoals een goede stoel. Ook intermediaire kosten (zoals postzegels) mag je belastingvrij verstrekken. Je moet dan wel de omvang van het zakelijk gebruik kunnen bewijzen!

Let op!
Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.

Normbedragen

Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2020 € 5,60 en in 2021: € 5,70 per dag), maaltijden op de werkplek (2021: net als in 2020 € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2020 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2021, welke bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2021 moet worden ingediend en afgedragen. Je hebt dus een maand langer dan de vorige jaren voor het doen van de aangifte WKR.

Let op!
Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte in februari van het volgende jaar, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit jouw administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gewaardeerd worden op de inkoopfactuur (inclusief btw). Vaak zal jouw administratie exclusief btw geboekt worden. Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.

Tip!
Over het toevoegen van de btw kun je in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat je een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.

Tot slot

De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.