24 oktober 2022

Onderbouwen vaste kostenvergoeding

Hebben jouw werknemers een vaste kostenvergoeding? Dan kun je misschien belasting besparen als je zorgt voor een goede vastlegging.

Belast loon of vrije ruimte

In principe vormt een vaste kostenvergoeding belast loon voor jouw werknemer. Hij of zij is daarover loonheffing verschuldigd. Je kunt dit voorkomen door de vaste kostenvergoeding aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je betaalt dan pas 80% eindheffing vanaf het moment dat je met alle aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen boven de jaarlijkse vrije ruimte uitkomt.

Let op!
De vaste kostenvergoeding moet wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Is de afwijking groter, dan mag je het meerdere niet aanwijzen in de vrije ruimte. Dat deel is dan als loon belast bij jouw werknemer.

Gerichte vrijstelling of intermediaire kosten

Door het aanwijzen van de volledige vaste kostenvergoeding in de vrije ruimte gebruik je misschien al een groot gedeelte van deze vrije ruimte. Als (een deel van) jouw vaste kostenvergoeding gericht vrijgesteld is of als intermediaire kosten niet tot het loon behoort, kun je echter meer vrije ruimte overhouden. Je moet dan wel aan bepaalde voorwaarden voldoen.

Voorwaarden

Om (een deel van) de vaste kostenvergoeding als gerichte vrijstelling of intermediaire kosten te laten kwalificeren, moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

• je moet vastleggen uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd
• je moet aannemelijk maken dat tot bepaalde bedragen kosten voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten worden gemaakt
• je moet deze kostenposten nader specificeren (omschrijving, bedrag en soort vrijstelling of intermediaire kosten)
• je moet de kostenposten onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten (steekproef). Let op, dit onderzoek moet opnieuw gedaan worden als de omstandigheden, waarop de vergoedingen zijn gebaseerd, veranderen.

Tip!
Bestond de vaste onkostenvergoeding al voordat je de werkkostenregeling ging toepassen, dan hoef je alleen een nieuw onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten te doen als de omstandigheden, waarop de vergoedingen zijn gebaseerd, veranderen.

Onderbouwing achteraf

De onderbouwing en het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten moet altijd gebeuren voordat je de vaste kostenvergoeding geeft. Deed je nog niet zo’n onderzoek, dan kun je dus alleen voor de toekomst mogelijk gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten.