Echt alles onder één dak
Sinds 1930
7.000 klanten gingen je voor
22 juni 2023
Update Lonenspecial 2023: werkkostenregeling
In de update van de lonenspecial 2023 tref je de belangrijkste wijzigingen aan op het gebied van personeel- en salarisadministratie. In dit nieuwsartikel gaan wij in op de werkkostenregeling.
Werkkostenregeling
Via de werkkostenregeling kan een werkgever zijn personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft de werkgever in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt ook de werkgever geen belasting. Overschrijdt hij de vrije ruimte, dan betaalt hij 80% belasting via de eindheffing. Wel moet rekening gehouden worden met de gebruikelijkheidstoets.
Vrije ruimte in 2023 naar 3% over fiscale loonsom van € 400.000
De vrije ruimte in de werkkostenregeling is per 1 januari 2023 vastgesteld op 3% over de loonsom tot € 400.000. Daarboven geldt een percentage van 1,18. Deze verhoging geldt alleen voor 2023. In 2024 daalt de vrije ruimte over de fiscale loonsom tot en met € 400.000 weer naar het eerder voorgestelde percentage van 1,92.
Voorwaarden vrije ruimte
Om gebruik te maken van de vrije ruimte, moet je de vergoedingen wel vooraf aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Daarnaast mogen de vergoedingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (de gebruikelijkheidstoets).
Tip!
De beoordeling van de gebruikelijkheidstoets kan lastig zijn. Als tegemoetkoming beschouwt de Belastingdienst alle vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk. Dit bedrag geldt wel in alle redelijkheid. Als het loon van jouw werknemer door gebruik van deze € 2.400 bijvoorbeeld lager wordt dan het wettelijke minimumloon, mag je deze niet gebruiken.
Let op!
Bij toepassing van de concernregeling wordt de vrije ruimte bepaald op 3% van de eerste € 400.000 van de totale loonsom van het concern en op 1,18% over het meerdere. Je mag niet uitgaan van de vrije ruimte per onderdeel van het concern. De concernregeling kan dus alleen voordelig zijn als niet iedere bv binnen het concern de gehele vrije ruimte benut. Het onbenutte deel mag dan immers gebruikt worden door een andere bv binnen het concern.
Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten
Vanaf 2022 mag je jouw werknemers voor het thuiswerken een onbelaste vergoeding geven. Het bedrag dat je in 2023 aan thuiswerkers belastingvrij mag verstrekken, is € 2,15 per dag (2022: € 2 per dag). Het bedrag is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Vaste thuiswerkvergoeding
Als je een vaste vergoeding voor thuiswerken wilt toekennen, dien je met jouw werknemer afspraken te maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken zijn de basis voor de vaststelling van de vaste onbelaste vergoeding voor reis- en thuiswerkkosten. Als jij en jouw werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, dan kun je op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten kan gegeven worden met toepassing van de zogenoemde 214 dagenregeling (zie paragraaf 3.3).
Tip!
Ga eerst na of de concernregeling nog wel voordelig is voor jou. Voor het jaar 2023 hoef je dit pas uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak van 2024 definitief te beslissen.
Tip!
Stel een thuiswerkregeling op als je het voor bepaalde functies of functiegroepen mogelijk wilt maken om thuis te werken.
Hierin neem je aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook bijvoorbeeld informatie over de wijze van controle. Denk hierbij aan:
- In welke functies of functiegroepen werknemers – gelet op de aard van de functie – mogen thuiswerken.
- Het aantal dagen dat een werknemer thuis kan werken.
- De bereikbaarheid van de werknemer en tijdstippen hiervoor.
- Hoe de controle op de werkplek plaatsvindt.
- Hoe de arbeidsomstandigheden goed blijven en hoe werkgever en werknemer hiermee om moeten gaan.
Reiskostenvergoeding
De vrijgestelde reiskostenvergoeding voor eigen vervoer is voor 2023 verhoogd naar € 0,21 per kilometer. Voor 2024 wordt de vergoeding verder verhoogd naar € 0,22 per kilometer.
Werknemers mogen enkel een reiskostenvergoeding ontvangen voor de dagen dat zij daadwerkelijk naar een vaste werkplek reizen. Deze vergoeding kan gegeven worden op basis van de werkelijk gemaakte kilometers, maar je kunt ook een vaste vergoeding toekennen met toepassing van de 214 dagenregeling.
214 dagenregeling
Een vaste thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, dient herrekend te worden als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen onderscheidenlijk een dag per week naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt.
Arbovoorzieningen en maaltijden
Onlangs heeft een advocaat-generaal de Hoge Raad geadviseerd om een gezonde maaltijd verzorgd door de werkgever als gericht vrijgestelde arbovoorziening aan te merken. Dit advies zou in ieder geval gelden tot en met het jaar 2021 (dus vóór de wijziging vanaf 2022 met betrekking tot arbovoorzieningen). Let op dat dit alleen nog een advies is, dus de Hoge Raad moet nog een oordeel vellen. Ook is nog niet helder welke reikwijdte de uiteindelijke beslissing van de Hoge Raad zal hebben. Wordt hiermee de deur opengezet om allerlei gezondheidsbevorderende acties ten behoeve van werknemers als gericht vrijgestelde arbovoorzieningen aan te merken? Het oordeel van de Hoge Raad zal hierover hopelijk meer duidelijkheid verschaffen. Het lijkt in ieder geval verstandig om voorlopig nog geen nieuw beleid te ontwikkelen op dit gebied. Heb je echter al een discussie met de Belastingdienst over maatregelen waarvan je vindt dat zij gericht vrijgesteld zijn als arbovoorziening? En deelt de Belastingdienst jouw mening niet? Verzoek de Belastingdienst dan jouw zaak aan te houden totdat de Hoge Raad heeft beslist.
Tot slot
Lees ook onze andere updates van de lonenspecial:
Speciaal voor jou
UITGELICHT
Diensten
Accountancy & Administratie
Vestigingen
